SelMatic Plus документация

Документи Сделка и Потенциална сделка са интегрирани елементи на CRM ( Customer Relationship Marketing) софтуера, относно поддръжка на клиентска база данни, прикрепване на свързаните с дейността -оферти, договори, история на отношенията,служебна кореспонденция,задачи за изпълнение, скици, проекти и други.

Предимства на сделката:
- Увеличава продуктивността на квалифицираните специалисти и намалява необходимостта от наемане на допълнителен персонал.
- Мобилност, отговаряща на визията на съвременния бизнесмен.
- Възможност да се напрявят предварителни разчети за размера на сделката още на масата за преговори, а конкретните детайли да се оставят в ръцете на специалист.
- Общото предимство да “ Знаете ” какво се случва по вашите сделки преди кореспондиращите контрагенти.
- Допълнителна сигурност и контрол в цели браншове – реклама, услуги, предприемачество, поръчков бизнес и много други.

Документи > Сделка > Нов (а) или

Модул „Сделка“, респективно Потенциална сделка са създадени с цел управление връзките с контрагентите, прикрепяне на всички документи, имащи отношение по договарянето, изпълнението и приключването на отношенията между контрагентите по реализацията на проекти, възможност за отразяване на всички събития, засягащи тези отношения – дата на осъществяване на контакт, резултат, офериране, сключване на договори, прикрепяне на всякакви документи, свързани с даден контрагент и др.

Всяка една сделка съдържа списък от събития и документи към нея, отнасящи се за конкретен период от време - продажби, оферти, местене, вътрешен склад, доставки, касови приходи / разходи, производство и др..

Първоначалния прозорец, през който минавате, преди да създадете нова сделка е Търсене/избор на сделка, който може да отворите и с клавишната комбинация Ctrl+Alt+Shift. Той е във вид на справка, като по този начин, ако е необходимо може да разгледате съществуващи сделки.
В този прозорец има панелен филтър за селектиране на приключени и/или неприключени документи за сделки.

След избора на бутон или F8 отваряте нова сделка.
Нов документ Сделка може да стартирате и посредством бързия бутон , изведен като икона в главния панел на SelMatic Plus.

В полето за дата е вписана текущата дата за деня.

В свободен текст вписвате име на сделката.

За да изберете контрагента впишете номера, под който е записан в номенклатурата или името му.
Може да използвате бутон за търсене или F6, с който се отваря Разширено търсене на контрагенти.

В полето „Обект на контрагента“, ако има такъв, избирате за кой обект на съответния контрагент се създава сделката.

Посочвате обекта, в който реализирате тази сделка, както и периода от време.

Във всеки един момент може да запишете коментар и/или резюме (разположено като втора секция на документа).

По желание може да попълните полета за служител 1 и служител 2. Същите участват като филтри в съответната справка.

С бутон може да добавяте вече запаметени документи за продажби, доставки, касови приходи/разходи и т.н. -

Съответно с изброените бутони
имате възможност да създавате директно нови документи и събития, които автоматично се асоциират към съответната сделка.

При асоцииране на документ към сделка, програмата задава въпрос, дали контрагента в документа да се установи с контрагента на сделката .
В случай, че желания документ е в противоречие с типа на контрагента (Продажба - Доставчик, Доставка - Клиент) се визуализира съобщението:

С филтър може се селектиратe, както само приходните или разходните документи, така и всички.

Реално в секция Документи са вписани всички документи, отнасящи се до конкретната сделка и са калкулирани общите приходи и разходи по нея.

В табличното представяне на документите по сделката има отделна колона, в която с отметка е посочено дали съответния ред се сумира в общата сума по сделката. С групова политика Настройки документ Сделка указвате кои видове документи да се сумират по подразбиране, при добавяне към сделка.

Във връзка с тази функционалност, във всички видове документи има полета, указващи дали документа да се включва в сумата на сделката и по коя сделка. Визуализацията на този панел също се запуска с групова политика - Настройка на Документи.

При големи доставки на стока, много пъти тази стока не е предназначена само за една сделка, а за няколко, поради което доставката няма как да бъде включена към една сделка или да се добави едновременно към всички сделки. По този начин и баланса по сделките не е пълен.
С излизане на версия 2012.1/20.02.2012 е направена доработка, която дава възможност в разходната част на документ „Сделка“ да се включват стойностите на продажбите по средна доставна цена, което в известна степен уравновесява направените разходи по съответната сделка.

Себестойността на дадена продажба участва в разходната част, в стойности „с и без ДДС“, без да се включва в „Платени“ и „Дълг“. Използването на средната доставна цена при пресмятането на себестойност е съобразено с валутата на артикулите и с това, дали работите със средно доставни цени с разходи (опция в Конфигурация на програмата).

Възможността за сумиране на продажбите в сделките, както само като приход, така и по приход и себестойност, е изнесена на групова политика в Настройки документ Продажба.
За артикули, които нямат средна доставна цена себестойността се смята като 0 (нула).

Във връзка с направените промени, при филтриране само на разходните документи, е съобразено като редове да се визуализират и тези продажби, които участват по себестойност в сделката.

От релийз 2012.7 в сделките вече има възможност баланса по тях да се визуализира или по валути или приравнен към базовата валута, заложена в Конфигурация на програмата. Приравняването към базовата валута се извършва на база валутния курс към датата на всеки един документ.

В зависимост от това, коя опция сте избрали, получавате и различна информация в обобщаващата таблица в сделката. По подразбиране е заложено баланса да се представя по валути, както до момента.

Ако не желаете да се показват плащанията по сделките, то от Настройки документ Сделка избирате съответната опция за това.

Друга важна настройка в тази групова политика е, дали при приключване на дадена сделка, автоматично да се приключват и документите по нея.

В случай, че желаете да премахнете документ и/или събитие от сделката изберете бутон . По този начин се премахва асоциацията на изтрития документ (събитие) към текущата сделка.

В секция Събития са всички събития, които принадлежат към съответната сделка. Подобно на документите, събитията също могат да бъдат добавяни към сделката или директно да се създават нови.

С излизане на релийз 2012.7 в секция Събития са добавени търсещ ред за филтриране на редовете със събития по всяка една колона и сумарен ред за изчисляване на общото изработено време в часове и минути. Също така е съобразено след преглед на събитие, курсора да остава на същия ред.

От релийз 2012.7/2012.10.5 за по-голямо удобство сортирането по дата на събитията е променено, така че по подразбиране да бъде от най-новите към най-старите събития.

Потенциал на сделката съдържа информация относно датата на откриване на сделката; очаквания обем като сума; кампанията, от която идва съответния контрагент; по кой канал; има ли посредник или не към съответната сделка; етапа на реализация; дата за следващ контакт; повод за следващ контакт.

Периодът на актуалност в дни(в примера е 1) се задава в настройките на груповата политика за документ сделка.

С бутон имате възможност датата за следващ контакт да експортирате като среща в Microsoft Outlook.
Във връзка с удобството датата за следващ контакт да може да се превръща в среща, в самото поле има опция да може да въвеждате и час.
Създаването на среща в Outlook се извършва по следните правила:
1. В Тема се записва номера на сделката/потенциалната сделка/ и повода за следващ контакт. 2. За начална и крайна дата се взима Датата на следващ контакт. 3. Ако датата за следващ контакт има въведен и час, то: - той се поставя за начален час. - за краен час се взима дефаулта от Outlook (по дефаулт е 30 минути) - настроено е напомняне равно на началния час 4. Ако датата за следващ контакт няма час (т.е. часа е 00:00), то събитието се маркира за целодневно. 5. В тялото на срещата се експортират лицата за контакт по текущата сделка/потенциална сделка/

Така създадената среща се визуализира на Вашия екран, като потребител, с възможност да добавите още информация или да промените някой от параметрите й.

„Актуалността“ на сделката във времето може от „гореща“ да премине към „много студена“ и обратно.
Следва „вероятност“ в проценти, т.е. на какво ниво на реализация е съответната сделка. Тези две характеристики се ползват основно при потенциална сделка.

„Степен на задоволство на клиента“ е поле, което отразява удовлетворението на клиента от „Mного лоша“ до „Oтлична“.
Информацията от това поле се копира директно в съответното поле в събитие, при създаването му от сделка. При редакция на полето в събитие и запис в сделката, същото се променя с новата степен на задоволство.

Следват 20 потребителски полета, които Вие предварително трябва да зададете в съответната номенклатура с име и тип, както и да посочите, дали да бъдат видими в документа.

Най - отдолу имате възможност да впишете произволен брой лица за контакт, с тяхната длъжност, телефон за връзка и друга подробна информация.(вижте навигационна лента и редакция на колони)
С излизане на версия 2011.10/м.11.11 груповата политика за уникалност на e-mail адреси на контрагентите е съобразена и в сделките при добавяне на Лица за контакт.

С бутон вписаните лица за контакт в сделката се копират като контакти към контрагента по сделката.

От релийз 2012.7, за по-голяма яснота таб „Потенциал“ се преименува на таб „Допълнителна информация“.
Паралелно с това за опростяване на прозореца на документа е създадена групова политика, с която се управлява визуализацията на табове „Резюме“ и „Допълнителна информация“.

Документи > Потенциална сделка > Нов (а)

Потенциалната сделка се създава преди самата сделка, но като документ напълно съответства на нея.

Отново първоначалния прозорец, през който минавате е Търсене/избор на потенциална сделка. Той е във вид на справка и може да разгледате съществуващи потенциални сделки, които не са конвертирани в сделки.

Всички полета, начина на добавяне и премахване на документи и събития в потенциалната сделка са налогични на тези, описани по-горе в сделката.

Имайте в предвид, че в потенциалната сделка може да добавяте само документ Заявка (Оферта) и/или Събитие.

Слайдерите Актуалност и Вероятност, както и „Степен на задоволство на клиента“ тук са особено полезни, тъй като Ви дават информация как се движите в отношенията си с контрагента - доколко можете да го спечелите като бъдещ клиент (контрагент).

Когато потенциална сделка се превърне в сделка на практика, конвертирането й в такава става с бутон .

Справките, които селектират документите за сделки и потенциални сделки са Сделки по суми и Сделки - детайлна.

Допълнителна информация: Менюта, Бутони и Таблична част.