Главно меню > Номенклатури > Контрагенти

В ЕРП системата контрагенти се наричат всички клиенти, доставчици, собственици и служители. Всички те се разглеждат като субекти.

Субект е всяко физическо или юридическо лице, което участва като контрагент в системата.

A-SUPTO SelMatic ERP е реализирана като многофирмена система. Това означава, че могат да се създават контрагенти и да се въвеждат търговски и финансови документи за повече от едно юридическо лице в качеството на Собственик (Търговец). Системата осигурява проследимост на движението на стоковите и паричните потоци за всеки отделен Собственик (Търговец).

В A-SUPTO SelMatic ERP „Собственик“, „Клиент“, „Служител“ и „Доставчик“ са базови качества, типизиращи субекта.

По тази причина, за да се създаде Доставчик, необходимо е да се създаде субект, който да се разглежда в качеството на „Доставчик“; за да се създаде Клиент, необходимо е да се създаде субект, който да се разглежда в качеството на „Клиент“ и т.н.

В системата на даден субект могат да се присвоят едновременно едно или повече качества, примерно когато Собственикът е и Клиент или Клиентът е и Доставчик, но всяко конкретно действие на контрагента се извършва в качеството или на Клиент, или на Собственик, или на Доставчик, или на Служител.

С цел по-лесно въвеждане на нови субекти, в системата са създадени четири отделни форми, условно разделящи номенклатура „Контрагенти“ на следните типове:

• Номенклатура „Собственик“;
• Номенклатура „Служители“;
• Номенклатура „Клиенти“;
• Номенклатура „Доставчици“.

Всяка от четирите форми за въвеждане и преглед на данни за субект в системата има подразбираща се настройка, която асоциира субекта с качеството, чието име формата носи.

Пример:

Когато се въвежда субект чрез формата на номенклатура „Служители“, той автоматично се асоциира с качеството „Служител“, а останалите допустими свойства (пр. „и Доставчик“, „и Клиент“) са дадени с възможност за избор:

Прозорците, визуализиращи формите за създаване на контрагент, независимо дали се касае за „Клиент“, „Доставчик“, „Собственик“ или „Служител“ са еднотипни, което улеснява попълването на данните.

Изглед на номенклатурата на Клиентите:

Изглед на номенклатурата на Доставчиците:

Изглед на номенклатурата на Служителите:

Изглед на номенклатурата на Собственика:

В този вид номенклатури се вписва подробна информация за всеки един контрагент (Клиент, Доставчик, Собственик, Служител).

Данните, които могат да се попълнят, са разделени на отделни секции – това е характерно за всички номенклатури в ERP системата.

Главно меню > Номенклатури > Контрагенти > {избор на Контрагент} > Секция „Основни“

В секция „Основни“ се включват следните полета:

• “Номер“ – вътрешен за системата, уникален номер (ID) на Контрагента, който се използва за неговата идентификация;
  • Генерира се автоматично;
  • Възможно да се зададе и ръчно, в случай че потребителят има необходимите права на достъп (при това положение ще се позволи запомняне само ако въведеният ръчно номер е уникален за системата);
• „Наименование“ – попълва се наименованието на Контрагента;
• „Вид“ – посочва се дали субектът е юридическо или физическо лице;
  • Полето е изведено във формата за попълнено само в номенклатурата на Клиентите;
  • В номенклатурата на Доставчиците е зададена стойност „1.Юридическо лице“ по подразбиране и полето е премахнато от формата за попълване;
  • В номенклатурата на Служителите е зададена стойност „0.Физическо лице“ по подразбиране и полето е премахнато от формата за попълване;
• “Група на клиента” / „Група на доставчика” – чрез падащ списък се избира група от предварително създадена номенклатура „Групи клиенти“ или съответно „Групи доставчици“;
  • Полето е задължително за попълване за всеки клиент или доставчик;
  • Достъпът на даден потребител в системата до всяка една от групите е контролиран – всеки потребител може да има достъп до различни групи контрагенти;
• „Освен Клиент, субектът е“ (поле за тип на субекта) – в случай че контрагентът, който се вписва, освен клиент би могъл да бъде и доставчик и обратното (или и двете), с отметка може да се окаже неговият тип;
  • Ако субект е отбелязан като „Клиент“, то името му ще присъства в падащото меню за избор при въвеждане на контрагент в продажбените документи, но не и в менюто при избор на доставчик;
  • Аналогично, ако субект е отбелязан като „Доставчик“, то името на му ще се появява в падащото меню в документите за доставка, но не и в менюто при избор на клиент;
  • Ако субект е маркиран като „Клиент – доставчик“, то той ще се среща в менютата за избор на контрагенти и в „Продажба”, и в „Доставка”;
• „Идентификационен номер“ – съдържа информация за идентификационния номер (ЕИК по Булстат) на фирмата или ЕГН, ако клиентът е физическо лице;
• „ДДС номер” – ако субектът е регистриран по ДДС, в полето се вписва неговият ДДС номер. Възможно е автоматизирано въвеждане:
  • След попълване на поле „Идентификационен номер“, с помощта на бутона в десния му ъгъл се генерира стойност за поле „ДДС номер“;
  • Това се прави само за фирми, регистрирани по ДДС, като буквеният префикс в началото на ДДС номера се образува автоматично, според стойността на поле „Държава“ в същата секция;
  • С бутон “…”, интегриран в полето за ДДС номер, може да се извърши on-line проверка за потвърждение на номер по ДДС в сайта на Европейската комисия (http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vieshome.do?locale=bg ). В резултат от проверката, системата издава съобщение със следните две възможни съдържания: съобщение с основните данни за фирмата (Наименование и Адрес) или съобщение за грешен ДДС номер;
    • За улеснение данните за фирмата могат да се копират в номенклатурата – съответно в поле „Наименование на контрагента“ и поле „Адрес“. По този начин се осигуряват гарантирано верни данни при издаването на последващи първични счетоводни документи;
    • С копирането на адресната информация за обекта на контрагента се създават автоматично адреси за доставка и фактуриране с данните от ДДС регистъра;
• „ДДС област” – попълва се задължително чрез избор от предварително дефинирана номенклатура;
  • ДДС областта в комбинация с попълнената ДДС група в номенклатурата на Позициите може да определи ДДС% в документите за продажба и при нужда във всички останали типове, които са част от ERP системата.
• „Държава“ – по подразбиране попълнената стойност е „България“, позволена е редакция на записа;
• „Код“ – вписва се специфичен за ползвателя на ERP системата код за идентификация на субекта;
• „Коментар“ – дава възможност за въвеждане на свободен текст;
• „Ниво на лоялност“ – полето е изведено в изгледа на номенклатурите „Доставчици“ и „Клиенти“; позволява класифициране на контрагентите спрямо предварително дефинирани нива на лоялност;
• „МОЛ за фактури“ и „Получател на фактури“ – Полетата са достъпни само в номенклатурата на Клиентите с оглед на нуждата да се съхранят в системата подразбиращи се стойности, които да се попълват автоматично при последващо издаване на фактура за дадения клиент.

Главно меню > Номенклатури > Контрагенти > {избор на Контрагент} > Секция „Обекти и групи обекти“

В системата за всеки контрагент има възможност да се въведат произволен брой обекти, разграничени при необходимост в различни групи.

Обектите в тази номенклатура не винаги съответстват на търговските такива, защото има ситуации, в които се налага да бъде създаден повече от 1 логически обект за 1 търговски обект.

Групите обекти имат дървовидна структура, а самите групи и подгрупи в нея се оформят според нуждите на потребителя. След като са създадени групите на обектите, може да се впишат и самите обекти – тяхното наименование и към коя група принадлежат.

• За да се гарантира коректен начин на работа и висока надеждност на данните, за всеки обект може да се зададе опция за пълна защита от отрицателна наличност;
• При работа с контрагенти, които имат два или повече обекта, но основно използват един от тях, може същият да се маркира като „Подразбиращ се“;
  • Чрез настройка в Конфигурация на програмата се гарантира, че при създаване на нов субект (Клиент, Доставчик, Собственик, Служител) автоматично към него се създава обект с име „Основен“, маркиран като подразбиращ се;
  • При редакция на съществуващи записи на контрагенти, за които няма вписани до момента обекти, също се създава „Основен“ обект;
  • Допълнителна функционалност, когато тази настройка е активна, е, че при проверка на ДДС номера и копиране на данните за фирмата в номенклатурата, адресът се записва като принадлежащ на обекта, маркиран по подразбиране – служебно създаденият „Основен“ или друг, посочен от потребителя;
  • При въвеждане на нов адрес, телефон или URL в общата контактна информация или в контактната информация за обекта, те стават подразбиращи се по презумпцията, че новата информация е най-актуална;
  • При въвеждане на телефон в контактната информация за Контрагент или в контактната информация към Обекти на контрагента се прави проверка дали телефонът отговаря на предварително зададена “Маска за телефон” в Конфигурацията на програмата;
• За всеки обект може да се въведе Глобален идентификационен номер GLN (Global identification number), който представлява 13-разряден цифров международен код, прилаган в системата за електронен обмен на данни и електронна търговия;
  • GLN е въведен в действие от асоциацията за стандарти EAN International (General EAN/UCC Specifications) и е предназначен за точно и кратко обозначаване или идентификация на юридически лица, функционални подразделения и физически обекти;
  • GLN се използва при:
    • Електронния обмен на данни – EDI (Electronic Data Interchange) – за отбелязване на изпращача и получателя на електронното съобщение, а също така и на страни участващи в електронната обмяна: купувачи, продавачи, превозвачи и т.н.;
    • Логистичните и транспортни операции – за обозначаване на физически обекти и адреси;
    • В областта на кодирането GLN е незаменим при използване на символи EAN-128 съвместно със стандартните идентифициращи приложения – Application Identifiers (AI.);
    • Електронна търговия;
• Системата дава възможност за отбелязване дали даден обект е Интернет магазин чрез поставяне на съответната отметка;
  • Опцията се активира само за „собствените обекти“ (тези на Собственика) и то само когато поръчките в обекта се създават от Електронен магазин (за всички други обекти полето за отметка остава празно);
  • Най-често това има смисъл, ако е налице интерфейс с Електронен магазин.

Главно меню > Номенклатури > Контрагенти > Собственик 0 > Секция „Каси и сметки“

Обща информация за номенклатура “Каси и сметки”

В „Каси и сметки“ се вписват касите и/или банковите сметки на Собственика за конкретни обекти. За всяка каса се посочва какъв е нейният тип.

Типовете на касите са отделна номенклатура, която се модифицира от потребителя.

Спрямо типа на касата се определя дали тя може да бъде избрана във финансовия документ при определен тип плащане.

Една каса може да бъде асоциирана към няколко обекта на Собственика (Търговеца) и съответно един обект да работи с няколко каси.

Главно меню > Номенклатури > Контрагенти > Служители

Тъй като в A-SUPTO SelMatic ERP „Служител“ е качество на субекта, за да се създаде Служител, необходимо е да се създаде субект, на когото да се присвои качеството „Служител“. То обаче не може да се разглежда самостоятелно, служителят винаги е Служител на определен Работодател.

Затова могат да се обособят две смислови стъпки в процеса по създаване на Служител:

• Създаване на субект;
• Задаване на връзка с контрагент Работодател, на когото субектът да бъде Служител.

Тъй като връзката е двустранна, тя е описана и в досието на Служителя, и в това на Работодателя.

• При вписване/промяна на данните в едната форма, те автоматично се прехвърлят в другата;
• Това гарантира консистентност и актуалност на информацията и спестява на потребителя усилието за двойно въвеждане на едни и същи данни.

Системата позволява два начина на работа при създаване на “Служител”:

• Отваряне на номенклатура “Служители” от таб “Служители” в досието на даден Контрагент (в ролята му на работодател):
  • В номенклатурите на Собственика и Доставчиците, таб „Служители“, при стъпване в което и да е поле от таблицата с детайли, в рибона (лентата с менюта и инструменти, ribbon) става достъпно контекстното меню „Служители“. То позволява създаване, търсене и редакция на Служител;
  • За създаване на нов Служител на даден Контрагент се натиска бутон „Създай служител“ от контекстното меню;

• Отваря се номенклатура „Служители“. В нея се попълва нужната информация (Наименование, Идентификационен номер и др. – вж. секция “Основни” в номенклатура “Контрагенти”);

• След запазване на промените и затваряне на формата за създаване на нов Служител, в досието на Контрагента Работодател, таб „Служители“, автоматично се добавя нов ред с попълнени данни на новосъздадения субект – наименование и ИД №;
• За да стане субектът Служител на дадения Контрагент, се попълват останалите полета в таблицата с детайли (за отдел, длъжност, договор) и промените се запазват;

• След натискане на бутон „Запомни“ се създава двустранна връзка между новия Служител и Контрагента Работодател, от когото сме стартирали процеса;
• Автоматично в досието на Служителя, таб „Работодател“, се копират данните, попълнени в досието на Работодателя, таб „Служители“, за трудовия договор, длъжността и т.н.

• Отваряне на номенклатура „Служители“ от Главното меню:

Главно меню > Номенклатури > Контрагенти > Служители > Нов служител

• Когато създаването на новия Служител стартира от Главното меню, в програмата няма информация за връзката на субекта с Контрагент Работодател;
  • След попълване на задължителните полета в секция „Основни“ (вж. секция “Основни” в номенклатура “Контрагенти”) е необходимо ръчно да се въведат данните в таб „Работодател“;
  • При запазване на промените, информацията автоматично се копира в таб „Служители“ в досието на Контрагента Работодател.

В зависимост от това каква е датата на назначаване/прекратяване на трудовия договор спрямо текущата, съответният Служител се показва в падащите списъци за избор на служители в търговските и финансови документи в системата за обекта, с който е асоцииран;

• В тях не се показват служители, чиито трудови договори са изтекли или служители с дата на назначаване, която все още не е настъпила (спрямо текущата дата на документа);
• По този начин в документите няма възможност да се избере служител, който е напуснал или такъв, който все още не е назначен на работа;
• Връзката между Служител и Обект на работодателя се задава в таб „Връзка Служители – Обекти“.
• Връзката на Служител с дадено работно място и каса не се задава непосредствено, защото тя се дефинира на ниво Потребител. Потребителят е този, който се асоциира с:
  • Даден Служител – вж. номенклатура „Потребители“;
  • Работно място – вж. номенклатури „Потребители“ и „Работни места“;
  • Каса – доколкото потребителят е активен винаги в дадена роля (вж. номенклатура „Роли“). Връзката (разрешението за работа) с определена Каса се задава в Групови политики, таб „Собствени каси“.

Пример:

• Създава се служител Иван Петров в номенклатура „Служители“.
• Създава се потребител i.petrov в номенклатура „Потребители“.
• В същата потребител i.petrov се асоциира със служител Иван Петров, с работно място „PC1“ и роля „Продавач в TO1“.
• За ролята на потребител i.petrov в Групови политики, таб „Собствени обекти“, се разрешава достъп до обект „TO1.“
• В номенклатура „Служители“, таб „Връзка Служители – Обекти“, служителят Иван Петров се асоциира с „TO1“.
• За ролята на потребител i.petrov в Групови политики се разрешава достъп до „Каса 1“.

Крайният резултат от настройките е следният:

Служител Иван Петров (доколкото е асоцииран с потребител i.petrov) в роля „Продавач в TO1“, на работно място „PC1“ работи в обект „TO1“ и има достъп до „Каса 1 – TO1“.

Вижте още:
Номенклатури Контрагенти
Групи Клиенти
Групи Доставчици

Допълнителна информация: Основни табове и бутони, Таблична част, Моделиране на таблици, Филтриране на данни, Редакция на изгледи.

Към СУПТО Съдържание