Документите, които изменят стоковата наличност на обекта и генерират дълг на клиента, се наричат Търговски документи (ТД). В системата предварително са конфигурирани/настроени Търговски документи за всеки отделен процес (различните видове продажба и последващите различни видове сторно – вж. номенклатура „Видове търговски документи“).

Плащанията, които могат да се създават по различните Търговски документи, представляват предварително конфигурирани/настроени Финансови документи (ФД) (вж. Номенклатура „Видове финансови документи“).

В горния десен ъгъл на формата се визуализират видът на документа и статусът, в който се намира.

Статусите са, както следва:

• Отключен:
  • Това е началният статус на документа, в който той се намира при създаването му и докато се обработва.
  • Само в отключено състояние документът подлежи на редакция.
  • Отключен ТД не влияе върху стоковата наличност и не генерира дълг.
  • Отключен ФД не влияе върху паричната наличност и не покрива задължения.
  • По отключен документ не може да се отпечата ФБ.
  • От този статус може да се премине към всички останали – „Плащане“, „Анулиран“ и „Приключен“.
• Плащане:
  • Този статус е възможен само за ТД.
  • Към него се преминава по два възможни начина:
    • Автоматично, при създаване на ново плащане;
    • Ръчно, при избор на опцията „Затвори за редакция (премини към плащане)“ от падащо меню, достъпно чрез бутон „Корекция“ от секцията „Статус“ в рибона:
• Приключен (актуализирано описание на статуса):
  • В този статус се преминава по два възможни начина:
    • Автоматично, след реализиране на плащане (от изходен статус „Плащане“);
    • Чрез бутон „Приключи“ (от изходен статус „Отключен“, когато продажбата ще бъде платена на следващ етап):
  • Когато документът е в този статус, той не може да бъде отключен за редакция, нито редактиран.
  • Документът може да бъде директно анулиран (преминава в статус анулиран, документът е наличен и не е редактиран като съдържание), в случай, че по него няма все още извършени плащания, за които има отпечатан ФБ. (това е необходимо най-вече за случаите, когато се налага анулиране на фактура)
  • Приключен ТД влияе върху стоковата наличност и генерира дълг.
  • Приключен ФД влияе върху паричната наличност и покрива задължения.
  • При приключване и на двата вида документи – този за продажба и този за отразяване на плащането по нея – автоматично се отпечатва ФБ.
• Анулиран (актуализирано описание на статуса):
  • Възможно е анулирането само на документи, които все още са отключени за редакция или са в статус „Плащане“.
  • След като документът се анулира, той не може да бъде редактиран повече.
  • Приключен СУПТО продажбен документ може да бъде анулиран само в случай, че по него няма все още извършени плащания, за които има отпечатан ФБ.
  • При опит за анулиране на приключен СУПТО продажбен документ ще се появи съобщение за грешка и действието няма да бъде извършено.

След генериране на продажбен документ системата дава възможност той да се остави (да се затвори и да бъде достъпен отново от същия или друг потребител) в статус:

• Отключен;
• Плащане;
• Приключен.

Плащане може да се извърши по продажбен документ, който е в статус:

• Отключен;
• Плащане;
• Приключен.

Важно: За СУПТО търговски документи от родово понятие заявка и корекция на заявка (спрямо различните търговски процеси носят различно наименование, използваните в текущо декларираната версия търговски документи са конкретно изброени в раздел “Конфигурирани търговски документи”) е допустимо отключване на приключен документ в случай, че е необходимо извършването на промяна. В случай, че се извършва промяна в редовете на документа, то тя се логва спрямо описаният метод в “Съхраняване на данни (логове)”. Отключване на приключен СУПТО продажбен документ е невъзможно.

По анулирана продажба не може да се извършва отпечатване, вкл. и в pdf на печатни форми, с изключение на случаите, в които по документа е издаден данъчен документ (фактура/дебитно известие /кредитно известие), т.е. взет е номер от кочан за фактури.

Необходими условия за финализиране на плащането и за издаване на ФБ са:

• Свързаността с настроено фискално устройство (ФУ);
• И ТД, и ФД да са в статус „Приключен“.

Ако единият от двата документа е приключен и СУПТО има връзка с настроено ФУ, при приключване на другия документ, автоматично се генерира и отпечатва ФБ.

Ако единият от двата документа е приключен, но СУПТО няма връзка с настроено ФУ, при опит за приключване на другия документ, се появява съобщение за грешка (вж. Печат на фискален бон (за плащанията, които го изискват).

Съобразно спецификите на различните бизнес процеси в СУПТО са реализирани две вериги от документи, свързани с продажбения процес, чрез предварително конфигурирани Търговски документи или за по-кратко ТД.

Забележка: В зависимост от ролята, потребителят може да има достъп или само до един от видовете ТД, или до всички тях. Отново спрямо ролята е възможно да му бъде позволено да създава само определени видове плащания. Примерно: възможно е даден потребител да няма достъп до информацията за получените плащания по сметка и съответно е редно той да не може да създава такъв вид плащания