В секция „Основни“ са разположени номенклатурния номер, наименованието на клиента/доставчика, вид, данъчните координати, групата на клиента/доставчика.

Полето „Наименование“ е текстово поле с дължина 50 символа. Препоръчваме ви да не използвате препинателни знаци при изписване на наименованията на контрагентите, а при нужда от използване на абревиатурата на фирмата (ООД, ЕООД, АД) – винаги да я изписвате след наименованието.

Имате въможност да разграничавате Вида на контрагента - дали субектът е юридическо или физическо лице.
Във фабричния изглед на всички номенклатури за Клиенти, Доставчици, Собственици и Служители, непосредствено след полето за „Наименование“ е поле „Вид“, с опции „0.Физическо лице“, „1.Юридическо лице“ и празна опция.

Със същите възможни стойности са и съответните групови политики за „Подразбираща се стойност“ за полето и дали да бъде „Задължително“ попълването му или не.
По подразбиране настройките за подразбиращи стойности са както следва:

• Клиенти: Няма
• Доставчици: Юридическо лице
• Служители: Физическо лице
• Собственици: Юридическо лице

За всички видове контрагенти подразбиращата се стойност за задължително попълване на полетата е „НЕ“.

В случай, че клиента, който вписвате, би могъл да ви бъде и доставчик и обратно, с отметка може да укажете, че е такъв -

Ако отбележите, че контрагента е „Клиент“, то името му ще присъства в менюто при продажбите, но не и в менюто при избор на доставчик.

Ако отбележите, че е „Доставчик“, то името на контрагента ще се появява в падащото меню при доставките, но не и в менюто при избор на клиент.

Ако отбележите контрагента като „Клиент – доставчик“, то той ще се среща в менютата за контрагенти и в „Продажба” и в „Доставка”.

Следват полетата „Идентификационен номер“ и „ДДС номер“. Въвеждате стойността на идентификационния номер на фирмата или ЕГН, ако клиента е физическо лице.

След въведен Идентификационен номер, с помощта на бутон се генерира стойност за полето „ДДС номер“. Това се прави само за фирми регистрирани по ДДС, като буквения префикс в началото на полето „ДДС номер“ се образува автоматично, според стойността на полето „Държава“ в същата секция.

С бутон , интегриран в полето ДДС номер, може да извършите on-line проверка за достоверна регистрация по ДДС. В резултат от проверката, системата издава съобщение със следните две възможни съдържания: съобщение с основните данни за фирмата – Наименование и Адрес или съобщение за сгрешен ДДС номер.

Ако в резултат на проверката излезе съобщение за проблем за извикването на услугата за проверка на ДДС номера, това означава, че в момента онлайн услугата не е активна и трябва ръчно да въведете данните за контрагента.

Посредством бутон Копирай данните в номенклатурата и с помощта на отметките до полетата, може да копирате съдържанието им в страница „Контактна информация/Адреси“ (полето е многоезично). По този начин осигурявате гарантирано верни данни при издаването на последващи счетоводни документи.

В диалога за проверка на ДДС номер има две отметки: „Създай адрес за фактуриране“ и „Създай адрес за доставка“. Ако са поставени и двете отметки, то при копиране в адресната информация за обекта на контрагента, се създават автоматично адреси за доставка и фактуриране с данните от ДДС регистъра. Тези адреси се копират съответно като адреси за доставка и фактуриране към Обекта на контрагента.

За уеднаквяване на изгледа, отметката до името на контрагента се преименува на „Постави в Наименование на контрагента“.

В практиката при създаване на нови контрагенти в повечето случаи е настроено винаги да имат поне един Обект (чрез отметка в Конфигурация на програмата).

Когато е активирана настройката да има поне един въведен Обект за всеки контрагент, при отваряне на формата за проверка на ДДС номера се прави автоматичен запис на контрагента, ако все още няма такъв. По този начин копирането на данните от формата за проверка на ДДС ще се извършва коректно.

Ако настройката за поне един Обект към контрагент не е активирана поведението на програмата не се променя.

При копиране на Адресът за фактуриране той се записва в Контактната информация за Контрагента.

За всеки контрагент като задължително поле се попълва „ДДС област“ (а не процент), на база на която на по-късен етап в документите се изчисляват цените с ДДС (тъй като тази информация обикновено идва от клиента в момента на продажбата). Вижте Номенклатура за ДДС области, групи и проценти.

При необходимост в поле „Код“ може да запишете произволен код на клиента/доставчика.

Група на контрагента попълвате, чрез избор на група от предварително създадена номенклатура Групи клиенти или съответно Групи доставчици. Това е задължително поле за всеки клиент или доставчик, като всеки потребител може да има достъп до различни групи контрагенти.

С отметките И Клиент и И Доставчик отбелязвате дали съответният контрагент е и клиент и доставчик, или едното от двете.
В номенклатура Доставчици се прави изрична проверка и не се позволява да се отвори доставчик, който е забранен, дори и да е разрешен като клиент, а в номенклатура Клиент се прави проверка и не се позволява да се отвори клиент, който е забранен, дори и да е разрешен като доставчик.

С отметка „Пресмятай финансов дълг“ в номенклатурата на Контрагента се отбелязва дали за този контрагент да се пресмята дълг. Тази отметка например може да е изключена за Население, защото няма смисъл да се следи неговия дълг и да се трупат излишни записи, които само да забавят заявките.

За Контрагентите е налично поле за Снимка/лого, в което може да се зарежда снимка от файл, да се копира, изтрива, да се записва под друго име, което би било удобно да се използва при многофирмен режим на работа при създаване на подложки, за да може в него да се съхраняват логотата на Контрагентите и при избор на конкретен Собственик например да се зарежда неговото лого. Удобно би било същото поле да се използва и за снимки на клиенти за клиентски карти, на служители за служебни карти и други.

За да може при печат на подложка за хипермаркет, да се изписва името на специфичната мерна единица на хипермаркета в номенклатура Контрагенти е налице поле „Специфична мерна единица„ (връзка към стандартната номенклатура Мерни единици).
Наличието на такива данни дава възможност за пълна автоматизация на импорт от EDI интерфейс. Така по EDI интерфейс може да се приеме поръчка в една от пет мерни единици - или в специфичната за клиента или в някоя от 4-те стандартни за артикула.

Допълнителна информация:
Номенклатура Контрагенти - Общи положения