Баланси - логика и функционалност

Балансите позволяват да се зададе критерий, по който се сравняват два различни вида Търговски или Финансови документи. Например каква част от дадена заявка е изпълнена, или колко стока по дадена Доставка е потвърдена като пристигнала.

В тази връзка даден баланс може да бъде „балансиран“ или „небалансиран“. Настройката на един баланс указва, от кой вид документ, кой друг вид документ да се извади и да се сравнят разликите между тях, ако има такива. Ако резултатът е нула, балансът е балансиран, ако е различно от нула - небалансиран.

Най-практично е в името на баланса да се казва какво се балансира. Добра практика е в имената на балансите да се казва кои документи се балансират.

Един документ може да принадлежи на неограничен брой папки, като конкретният баланс се изчислява в конкретната папка.
Балансът не е на отделния документ, той е на папката, защото винаги представлява множество документи, между които сумата не е нула (за това още с тръгването балансът трябва да се приложи към определена папка). Балансите имат понятие водещ документ - във всеки баланс има определен първичен документ, който инициира всичко (от Номенклатура на баланси се настройва автоматичното създаване на папка, при създаване на документ). Водещият документ е необходим, защото и самата папка трябва да има наименование, трябва да могат да се различават папките една от друга, тъй като те са множество.

На скрипт преди приключи, се прави автоматично Папка, ако текущият документ няма папка (в примера на Местене). В настройката на самия баланс се определя каква папка трябва да създава той (още с приключването на първия документ по него), защото самият баланс може да има множество баланси в една и съща папка.

„Коефициентът“, определящ как документа участва в баланса не се взима предвид, т.е. има ли документ се показва и баланса. По този начин се улеснява създаването и на чисто информативни баланси.

В практиката следенето и изпълняването на действия с даден тип документи, не винаги е обвързано с точно съответствие на количествата с другите съпътстващи документи. Например, на клиент в рамките на една продажба може да се продаде повече, отколкото е заявил предварително.
Това води до отрицателен баланс, което разбалансира и съответната папка.

За да не се налага изкуствено балансиране чрез балансиращ фиктивен документ, чрез който потребителят да допълва папката, за всички видове баланси, както количествени, така и стойностни, по ТД и ФД има настройка в балансите, която се казва „Балансирай, когато сумата на баланса е:„. Възможните варианти са : „равна на нула“, „по-малка от нула“, „по-малка или равна на нула“, „по-голяма от нула“ и „по-голяма или равна на нула“.

Целта е за отделните баланси, да се настрои дали само папки със сумарно количество или стойност 0 са балансирани (точно изпълнени заявки), или за балансирани да се считат всички, които са със сумарно количество/стойност например 0 или по-малко от нула (точно изпълнени или преизпълнени).

Има случаи, в които създаването на папка и направата на документа като водещ не вървят автоматично заедно, например когато водещият документ на папката не участва или не влияе на баланса.

Ето защо в дефинициите на Количествените и Стойностните баланси е налична колона „Направи водещ за баланса“, а смисъла и поведението на колона „Създай папка“ е само да създава папка.

Подобна забрана се налага, за да се избегнат основно грешки в синхронизацията.

Понятието „Водещ документ за баланса“ бе добавено релийз 2015.8. Документът ставаше водещ за баланса, ако той създава папката на баланса - т.е. едновременно създаваше папка и ставаше водещ за него.