В практиката следенето и изпълняването на даден тип документи, не винаги е обвързано с точно изпълнение на съответстващия друг документ. Например, на клиент в рамките на една продажба може да се продаде повече от колкото е заявил предварително.
Това води до отрицателен баланс, което разбалансира и съответната папка.

За да не се налага изкуствено балансиране чрез балансиращ фиктивен документ, чрез който потребителят да допълва папката, за всички видове баланси, както количествени, така и стойностни, по ТД и ФД има настройка в балансите, която се казва „Балансирай, когато сумата на баланса е:„. Възможните варианти са : „равна на нула“, „по-малка от нула“, „по-малка или равна на нула“, „по-голяма от нула“ и „по-голяма или равна на нула“.

Целта е за отделните баланси, да се настрои дали само папки със сумарно количество или стойност 0 са балансирани (точно изпълнени заявки), или за балансирани да се считат всички, които са със сумарно количество/стойност например 0 или по-малко от нула (точно изпълнени или преизпълнени).

Има случаи, в които създаването на папка и направата на документа като водещ не вървят автоматично заедно, например когато водещият документ на папката не участва или не влияе на баланса.

Ето защо в дефинициите на Количествените и Стойностните баланси е налична колона „Направи водещ за баланса“, а смисъла и поведението на колона „Създай папка“ е само да създава папка.

Подобна забрана се налага, за да се избегнат основно грешки в синхронизацията.

Понятието „Водещ документ за баланса“ бе добавено релийз 2015.8. Документът ставаше водещ за баланса, ако той създава папката на баланса - т.е. едновременно създаваше папка и ставаше водещ за него.

Вижте описание за настройка на баланси