Вижте описание за настройка на баланси

В практиката следенето и изпълняването на даден тип документи, не винаги е обвързано с точно изпълнение на съответстващия друг документ, например на клиент в рамките на една продажба може да се продаде повече от колкото е заявил предварително. Това води до отрицателен баланс, което разбалансира и съответната папка.

За да не се налага изкуствено балансиране чрез балансиращ фиктивен документ, чрез който потребителят да допълва папката, за всички видове баланси, както количествени, така и стойностни, по ТД и ФД има настройка в балансите, която се казва „Балансирай, когато сумата на баланса е:„. Възможните варианти са : „равна на нула“, „по-малка от нула“, „по-малка или равна на нула“, „по-голяма от нула“ и „по-голяма или равна на нула“.

Целта е за отделните баланси, да се настрои дали само папки със сумарно количество или стойност 0 са балансирани (точно изпълнени заявки), или за балансирани да се считат всички, които са със сумарно количество/стойност например 0 или по-малко от нула (точно изпълнени или преизпълнени).

От релийз 2015.8 бе добавено понятието „Водещ документ за баланса“. Документът ставаше водещ за баланса, ако той създава папката на баланса - т.е. едновременно създаваше папка и ставаше водещ за него.

Съществуват обаче случаи, в които създаването на папката и направата на документа като водещ не вървят автоматично заедно, например когато водещият документ на папката не участва или не влияе на баланса.

Например при следния процес за продажба на стоки, описващ се с документи Заявка за продажба, Продажба и Фактура, в баланса, който показва какво е продадено, но не е фактурирано се вижда и Заявката за продажба, тъй като се явява водещ документ за папката. Целта в случая е да се вижда документа за Продажба. Това се реализира с маркирането на Продажбата като водещ документ за съответния баланс.

Ето защо в дефинициите на Количествените и Стойностните баланси се добавя нова колона „Направи водещ за баланса“, а смисъла и поведението на колона „Създай папка“ се запазва както преди - само да създава папка (а не както в релийз 2015.8 беше да създава папка и да прави документа водещ за баланса).

Подобна забрана се налага, за да се избегнат основно грешки в синхронизацията.