Когато има необходимост да се следят всички дългове към доставчиците, точната наличност на касата и т.н., се създават документи за всеки един разход, който се извършва във фирмата и е свързан с процеса на доставка. Тези разходи са свързани с транспорт на стоката, плащане на мито и др. Възможно е да има множество документи, в които фигурират направени разходи, които могат да бъдат свързани с всеки един документ за доставка. Стандартно разходите се създават чрез търговски документ за доставка на услуга. Използването само на един тип документ дава възможност да се следи дълг към доставчика на услуга и плащанията, които се извършват към доставчиците.

Да се прави разпределение на разходите по доставка е смислено, ако в програмата се следи точна себестойност на артикулите заедно с разходите. Ако има направени разходи, те трябва да бъдат разпределени върху себестойността на артикулите. Но ако в програмата не се следи себестойност, разпределяне на разходите не е необходимо.

Стандартно въвеждането на разходите се осъществява чрез търговски документ за доставка. Всеки един от тези разходи трябва да бъде създаден като обикновен артикул в номенклатура Позиции, като единствената особеност е, че трябва да бъде маркирано как се разпределя този разход.

Всички скриптове свързани с разпределението на разходите и справката, с която се прави анализ на печалбата с приспаднати разходи се ориентират по полето Разпределиение на разходите в номенклатура Позиции. Говорим ли за артикул, който е разход, разпределян по доставка, задължително трябва да се маркира как точно се разпределя той, тъй като има различни варианти за разпределяне на разходите.

Например:
Според типа на транспортните услуги, една транспортна услуга може да бъде разпределяна на база обем, втора на база тегло, трета на база себестойността на артикулите.

Ако е необходимо разпределението да е по три различни начина, то тогава трябва да има три различни артикула, за да може автоматизацията, която изчислява какъв разход да се начисли на съответния артикул да знае от коя негова част се интересува – дали това ще е стойността, неговата маса или обем.

Ако има разходи, които се разпределят на база обем и маса, това автоматично значи, че всички стоки, които бъдат доставени, трябва задължително да имат попълнена информация за обема и масата (обемът се изчислява на база размерите на артикулите). Безсмислено е да се разпределя разход на база обем и да не са въведени размери за никоя от стоките или по-лошо, ако има стоки, за които са въведени и такива, за които не са, тези, за които няма информация се считат за 0 и върху тях няма да се разпредели нищо като разход.

Тъй като обикноено е трудоемко да се въведе цялата информация за обем и маса, понякога предпочитана практика е всички разходи да се разпределят на база себестойност на артикулите от документа за доставка на стока.

Митото е специфичен артикул за разход и се разпределя по различен от останалите разходи начин, който е обвързан с митническия код на отделната стока, върху която ще се разпределя разхода и нейния процент мито. При мито в номенклатурата на позициите в полето Разпределение на разходите трябва да се отбележи, че не е разход за разпределяне върху себестойността, тъй като за разпределението на мито се използват специфични скриптове и разходите за мито не трябва да участват в стандартните скриптове за разпределение на разходи.

Ако ще се използва Анализ на печалбата с приспаднати разходи, трябва да се има предвид, че артикулът за мито трябва да бъде изключен, за да не се повтори отново разходът направен за него в тази справка, защото той ще се разпредели един път върху себестойността и ако не се изключи, ще участва двойно в справката. Изключването става, като митото се сложи в група на позициите, която не участва в тази справка.