Разходът е парично отражение на вложените за определена дейност ресурси. За да бъде възможно да се определи точно себестойност и наличност на каси и сметки, всички направени разходи трябва да бъдат проследени.

Възможни начини за следене на разходи:

• На ниво фирма (общо разходите, които са направени в цялата фирма, без да имат значение обектите);
• На ниво обект (по-точно казано разходите по кост центрове).

За въвеждане на разходи могат да се използват както ТД, така и ФД.

• ТД се използват, когато трябва да се следи дълг по документи и има издадена фактура.
• ФД се използват в случаите, в които има финансово-паричен процес. Най-точният пример за необходимост от използване на ФД е при въвеждане на заплати, осигуровки, банкови такси, заеми, лихви и т.н. (чисто финансови операции).

Когато има необходимост да се следят всички дългове към доставчиците, точната наличност на касата и т.н., се създават документи за всеки един разход, който се извършва във фирмата и е свързан с процеса на доставка. Тези разходи се отнасят до транспорт на стоката, плащане на мито и др. Възможно е да има множество документи, в които фигурират направени разходи, които могат да бъдат свързани с всеки един документ за доставка. Стандартно разходите се създават чрез търговски документ за доставка на услуга. Използването само на един тип документ дава възможност да се следи дълг към доставчика на услуга и плащанията, които се извършват към доставчиците.

Да се прави разпределение на разходите по доставка е смислено, ако в програмата се следи точна себестойност на артикулите заедно с разходите. Ако има направени разходи, те трябва да бъдат разпределени върху себестойността на артикулите. Ако в програмата не се следи себестойност, разпределяне на разходите не е необходимо.

Стандартно въвеждането на разходите се осъществява чрез търговски документ за доставка. Всеки един от тези разходи трябва да бъде създаден като обикновен артикул в номенклатура Позиции, като единствената особеност е, че трябва да бъде маркирано как се разпределя този разход.

Всички скриптове свързани с разпределението на разходите и справката, с която се прави анализ на печалбата с приспаднати разходи се ориентират по полето Разпределение на разходите в номенклатура Позиции. Става ли въпрос за артикул, който е разход, разпределян по доставка, задължително трябва да се маркира как точно се разпределя той, тъй като има различни варианти за разпределяне на разходите.

Ако е необходимо разпределението да е по три различни начина, то тогава трябва да има три различни артикула, за да може автоматизацията, която изчислява какъв разход да се начисли на съответния артикул да знае от коя негова част се интересува – дали това ще е стойността, неговата маса или обем.

Ако има разходи, които се разпределят на база обем и маса, това автоматично значи, че всички стоки, които бъдат доставени, трябва задължително да имат попълнена информация за обема и масата (обемът се изчислява на база размерите на артикулите). Безсмислено е да се разпределя разход на база обем и да не са въведени размери за никоя от стоките или по-лошо, ако има стоки, за които са въведени и такива, за които не са - тези, за които няма информация за размери се считат за 0 и върху тях няма да се разпредели нищо като разход.

Тъй като обикноено е трудоемко да се въведе цялата информация за обем и маса, понякога предпочитана практика е всички разходи да се разпределят на база себестойност на артикулите от документа за доставка на стока.

Митото е специфичен артикул за разход и се разпределя по различен от останалите разходи начин, който е обвързан с митническия код на отделната стока, върху която ще се разпределя разходът и нейният процент мито. При мито в номенклатурата на позициите в полето Разпределение на разходите трябва да се отбележи, че „Не е разход за разпределяне върху себестойността“, тъй като за разпределението на мито се използват специфични скриптове и разходите за мито не трябва да участват в стандартните скриптове за разпределение на разходи.

При работа с Анализ на печалбата с приспаднати разходи, трябва да се има предвид, че артикулът за мито трябва да бъде изключен, за да не се повтори отново разходът направен за него в тази справка, защото той ще се разпредели един път върху себестойността и ако не се изключи, ще участва двойно в справката. Изключването става, като митото се сложи в група на позициите, която не участва в тази справка.

В зависимост от различния начин на работа и различните ситуации, които могат да възникнат, съществуват множество варианти за разпределяне на разходите.

• Един от вариантите е, когато има налични множество документи за разходи (от един и същи тип), но всички те е необходимо да бъдат разпределени само върху една фактура за доставка на стоки.

В този случай най-удобно е скриптът, който показва кои са неразпределените разходи да се извиква чрез бутон от документа за доставка на стока.

В справката, която се стартира от този скрипт се маркират всички разходи, които е необходимо да бъдат разпределeни.

Следваща стъпка е да се създаде документ за разпределение на разходите. За да има абсолютно вярна себестойност, от изключително важно значение са датата и часът, когато ще се разпределят разходите. Поради тази причина Датата и Часът на документа за разпределение се взимат от документа за доставка на стока.

В случай, че валутата на услугата (разходът) е различна от валутите на стоките, в документа за разпределение на разходи по доставки се сменя валутата на артикулите към тази, която е на разхода (НО цената не се превалутира!!!).

• Друг вариант е един/много документ/и за разход да се отнася/т за множество документи за доставка на стока и да има необходимост разходите да се разпределят по няколко документа за доставка на стока.

При тази ситуация първо се избират разходите, които ще се разпределят, а после върху кои документи да се разпределят.

Скриптът, който създава документи за Разпределяне на разходите по доставка, създава толкова документи, колкото са и документите за доставка на стоки.

• Трети вариант е разходите да се фактурират директно от доставчика във фактурата за доставка на стоката.

Това дава възможност автоматично да се задейства скрипт при приключване на документ. Този скрипт проверява дали има артикули, които в номенклатура Позиции са маркирани като разходи и съответно какъв е начинът, по който се разпределят те. Ако има такива артикули се взима тяхната стойност и се разпределя върху всички останали артикули в този документ.

Дори и документът да бъде отключен и да бъдат направени някакви корекции по него (количество, стойност и т.н.), разходите, които преди това са били разпределени се изтриват и се разпределят отново при приключването му.

• Както беше посочено по-горе, Митото е специфичен разход и зависи от тарифния митнически код на отделния артикул, който доставяте и процентът мито, който се плаща за отделния митнически тарифен код.

Митото е % от стойността на артикулите (единичната им стойност + начислените разходи по пътя до митницата).

При разпределяне на вече платения разход за мито на първо място върху съответните артикули трябва да се разпределят всички разходи които са участвали в изчислението на митото (това не е задължителна стъпка – зависи доколко е необходимо да се постигне точност в третия знак на разпределения разход върху отделния артикул, може да се разпредели и директно от документа със стойността).

При стартирането на Справка Митнически тарифен № - сума за разпределение, програмата първо пита какъв е митническия курс (задава се ръчно) и справката се изпълнява.

Справката засича всички артикули, които са в документа, проверява в номенклатура Позициите какви са техните митнически тарифни номера и показва само уникалните стойности.

След като бъдат въведени стойностите в тази справка, от нея се генерира ТД за разпределение на разходите за мито.

Ако документът, за който разпределяте разходи за мито е с различна валута от лева, сумата в новия документ се превалутира до съответната друга валута, спрямо зададения първоначално митнически курс.