В практиката, когато се вземат/дават аванси е удобно да има лесна проследяемост какви аванси (като стойности и от кои контрагенти) са взети и какъв е балансът по тях (остатъка), за да се контролира използването им до предплатената сума. В SelMatic ERP е разработена логика за пресмятане на авансите, подобна на тази за дълговете.

Отразяването на самите аванси може да бъде в следните комбинации: положително количество/положителна стойност - вземане/даване на аванс; отрицателно кол-во/положителна стойност – сторниране (връщане) на аванс; положително кол-во/отрицателна стойност - използване на аванс.

За да работите с аванси първоначално трябва да създадете позиция тип „аванс“. За целта в номенклатура Позиции, в секция Други е добавена отметка „Позицията е авансово плащане“ (по подразбиране не е маркирано).

При попълване на това поле се прави проверка, дали за позицията се следи наличност. Ако е така излиза информативно съобщение, че за позиция от тип Авансово плащане не може да се следи наличност и позицията не може да бъде запаметена по този начин.

За управление правото за редакция на авансите е създадена групова политика за ТД „Отрицателни аванси“, разрешаваща/забраняваща отключването/приключването на документи при работа с тях.
Опциите са стандартни: Не проверявай; Предупреждавай и Забранявай.

Реализирана е процедура за проверка на авансите сега и за в бъдеще, съобразена с груповата политика. Проверката на документа е в частта за валидация (при Приключване). Съобразена е и при смяна на статуса - при преминаване към валидация от неприключен или анулиран статус и при сваляне на статуса от приключен надолу (валидация, отключване или анулиране).

Съобщенията в ТД, които се генерират за предупреждение и забрана за отрицателен аванс включват данните за Дата, Контрагент, Сума с ДДС и без ДДС.

При попълване на авансите, ако количеството е отрицателно, типът аванс се счита за кредитно известие или сторниращ документ. Тъй като е възможно кредитните известия в системата да са със счетоводен характер, с тях не може да отразявате сторниране на аванси по стандартния начин с отрицателно количество, тъй като по счетоводен стандарт количествата в такива документи трябва да са положителни.

Поради тази причина в Настройките на ТД/таб Дългове е добавена секция по отношение на авансите и работата с кредитно известие. В нея има отметка „Документът е кредитно известие по отношение на тип аванс (количествата са положителни)“ (по подразбиране не е маркирано).

Ако документът е настроен по счетоводен стандарт маркирайки тази отметка означава, че положително вписаното количество, всъщност се приема от системата за отрицателно и представлява сторниране на аванс.

Подобно на дълговете в Настройките на ТД/таб Дългове е добавена опция, дали да се показват авансите от текущия документ и от предишни документи.

Съответно в ТД са създадени две полета „Аванси от предишни документи с ДДС“ и „Аванси от предишни документи без ДДС“, като стойността на авансите е приравнена към подадената валута.

Съобразено е авансите да може да се преизчисляват. Във формата за „(пре)Изчисление на СДЦ, счетоводни операции и други“ е поставена отметка за тях, стойността на която е съобразена със съответна групова политика за подразбираща се стойност.

Проверка на взетите/дадените аванси, по суми и контрагенти може да се направи в специално разработена обобщена справка „Аванси по контрагенти“. Ако собственикът се явява кредитор, типа на аванса е „даден“, в противен случай е „взет“.

Филтри в справката са Дата, Собственик (списък със Собственици), Контрагенти (списък с Клиенти).
Съответно данните в нея включват Стойности с и без ДДС, Валута, Контрагент, Документ.

В справка Дългове също е добавена имплементация на пресмятането на аванси, като детайл на основната справка.