В практиката, когато се вземат/дават аванси, е удобно да има лесна проследяемост какви аванси (като стойности и от кои контрагенти) са взети и какъв е балансът (остатъкът) по тях, за да се контролира използването им до предплатената сума. В SelMatic ERP е разработена логика за пресмятане на авансите, подобна на тази за дълговете.

Отразяването на самите аванси може да бъде в следните комбинации:

• положително количество/положителна стойност - вземане на аванс от клиент / даване на аванс на доставчик;
• отрицателно количество/положителна стойност - сторниране (връщане) на аванс (т.е. корекция на грешка);
• положително количество/отрицателна стойност - използване на аванс от клиента / от нас спрямо доставчика.

За да работите с аванси, първоначално трябва да създадете позиция тип „аванс“. За целта в номенклатура Позиции, в секция Други има отметка „Позицията е авансово плащане“ (по подразбиране не е маркирано).

При попълване на това поле се прави проверка, дали за позицията се следи наличност. Ако е така, излиза информативно съобщение, че за позиция от тип Авансово плащане не може да се следи наличност и позицията не може да бъде запаметена по този начин.

За управление на правото да се „използват“ повече аванси, отколкото са „дадени“ (или „взети“) можете да използвате групова политика за ТД „Отрицателно салдо на авансите“

Опциите са стандартни: Не проверявай; Предупреждавай и Забранявай.

Проверката на документа е в частта за валидация (при Приключване). Съобразена е и при смяна на статуса - при преминаване към валидация от неприключен или анулиран статус и при сваляне на статуса от приключен надолу (валидация, отключване или анулиране).

При попълване на авансите, ако количеството е отрицателно, типът аванс се счита за кредитно известие или сторниращ документ. Тъй като е възможно кредитните известия в системата да са със счетоводен характер, с тях не може да отразявате сторниране на аванси по стандартния начин с отрицателно количество, тъй като по счетоводен стандарт количествата в такива документи трябва да са положителни.

Поради тази причина в Настройките на ТД/таб Дългове е налична секция по отношение на авансите и работата с кредитно известие. В нея има отметка „Документът е кредитно известие по отношение на тип аванс (количествата са положителни)“ (по подразбиране не е маркирано).

Ако документът е настроен по счетоводен стандарт, маркирайки тази отметка означава, че положително вписаното количество, всъщност се приема от системата за отрицателно и представлява сторниране на аванс.

Подобно на дълговете, в Настройките на ТД/таб Дългове, има опция дали да се показват авансите от текущия документ и от предишни документи.

Съответно в ТД са налични полета „Аванси от предишни документи с ДДС“ и „Аванси от предишни документи без ДДС“, като стойността на авансите е приравнена към подадената валута.

Авансите могат да се преизчисляват. Във формата за „(пре)Изчисление на СДЦ, счетоводни операции и други“ има отметка за тях. Нейната стойност е съобразена със съответна групова политика за подразбираща се стойност.

Проверка на взетите/дадените аванси, по суми и контрагенти може да се направи в специално разработена обобщена справка „Аванси по контрагенти“. Ако собственикът се явява кредитор, типът на аванса е „даден“, в противен случай е „взет“.

Филтри в справката са Дата, Собственик (списък със Собственици), Контрагенти (списък с Клиенти).
Съответно данните в нея включват Стойности с и без ДДС, Валута, Контрагент, Документ.

В справка Дългове има имплементация на пресмятането на аванси, като детайл на основната справка.