Балансите са изградени на базата на платформата на справки/скриптове, като върху информацията, която съдържат също така могат да се прилагат различни справки според конкретните потребности на потребителя.

Балансите позволяват да се зададе критерий, по който се сравняват два различни вида Търговски или Финансови документи. Например каква част от дадена заявка е изпълнена, или колко стока по дадена Доставка е потвърдена като пристигнала.
В тази връзка даден баланс може да бъде „балансиран“ или „небалансиран“.

Настройката на един баланс указва, от кой вид документ, кой друг вид документ да се извади и да се сравнят разликите между тях, ако има такива. Ако се резултатът е нула, балансът е балансиран, ако е различно от нула е небалансиран.

При избора на филтър, когато се изберат обработените - се виждат разликите, ако се изберат необработените (необработено е да липсва цял един документ, т.е. да липсва едната част от баланса например)- виждат се неполучените, без филтър се вижда всичко, което не е балансирано. Източникът се гледа по три различни начина в примера (главен източник – табличен изглед, Детайли, свързани с избрания ред от главния източник на данни и изглед по папки).

Най-практично е в името на баланса да се казва какво се балансира, добра практика е реално в имената на балансите да се казва кои документи се балансират. Също така има възможност за прилагане на стандартни справки върху балансите.

Балансът не е на отделния документ, той е на Папка, като балансът винаги е множество от документи, на които сумата между тях не е нула (поради това той трябва да се приложи към определена папка).

Един документ може да принадлежи на неограничен брой папки, като конкретният баланс се изчислява в конкретната папка.
Балансът не е на отделния документ, той е на папката, защото винаги представлява множество документи, между които сумата не е нула (за това още с тръгването балансът трябва да се приложи към определена папка).

Балансите имат понятие водещ документ, във всеки баланс има определен първичен документ, който инициира всичко (от Номенклатура на баланси се настройва автоматичното създаване на папка, при създаване на документ). Водещият документ е необходим, защото и самата папка трябва да има наименование, трябва да могат да се различават папките една от друга, тъй като те са множество.

На скрипт преди приключи, се прави автоматично Папка, ако текущият документ няма папка (в примера на Местене).
В настройката на самия баланс се определя самият баланс каква папка трябва да създава (още с приключването на първия документ по него), защото самият баланс може да има множество баланси в една и съща папка.

Преди релийз 2015.8, ако документ участваше в баланс и папка като информативен и същият тип документ участваше в други баланси в същата папка с положителен или отрицателен коефициент се получаваше така, че при приключване се създаваха само балансите, в които документа влияе (на плюс или на минус), а при отключване се появяваха и останалите баланси ( в които участва информативно).

Направена е корекция „Коефициента“, определящ как документа участва в баланса да не се взима предвид, т.е. има ли документ се показва и баланса. По този начин се улеснява създаването и на чисто информативни баланси.

В практиката се налага някои баланси никога да не се балансират - например заявеното към доставчик и потвърденото от него. В същото време потребителят използва справката за небалансирани баланси, за да може да си върши ежедневната работа и да вижда само документите, които действително очакват бъдеща обработка.
При подобен начин на работа е необходимо да може да се маркира ръчно, че даден баланс е балансиран или небалансиран и да остане така без да се налага програмата автоматично да го смята.

За реализацията на тази възможност от релийз 2016.08 в таблицата с баланси е създадено ново поле, в което се записва, дали балансът се смята автоматично (функционалността до момента) или ръчно.
Същевременно в рибона Папки на ТД и ФД, който се активира при кликване в секцията за папки и баланси, е добавен бутон „Режим“ със следните опции:

- Премини в автоматичен режим - маркира в новото поле, че този баланс вече се смята автоматично (подразбиращия се начин на работа).

- Премини в ръчен режим и балансирай - маркира в новото поле в таблицата, че този баланс вече се смята ръчно и го слага в статус Балансиран

- Премини в ръчен режим и не балансирай - маркира в новото поле в таблицата, че този баланс вече се смята ръчно и го слага в статус Не балансиран.

Тези бутони стават активни само при клик върху името на определен баланс.
За по-голяма яснота, когато баланс се смята ръчно иконите в таблицата за баланси са различни.

Поради възможността балансите да се управляват и ръчно, за да има следа кой потребител последно е променял статуса на даден баланс, в грида им (в ТД и ФД) е добавен банд Служебни с четири опции: Създаден На/От, Последно променен На/От.

Посочена е примерна справка за Баланс на Местения, която е къстъмизирана с колони и изглед според потребностите на конкретен потребител, благодарение на гъвкавата платформа за справки/скриптове.

В посочения пример е направена и допълнителна автоматизация в справката на баланса (в таб Главен източник - списък с разлики, банд Количества) за попълване за чия сметка са получените разлики с възможност за писане в колоните За източник и За получател. От тази справка с втори скрипт може да се пусне да се създават местенията, т.е. да се правят документите.

Когато позиционирате курсора на даден ред в баланса, в таб Детайли, свързани с избрания ред от главен източник на данни може да се отиде и да се види точно по кои документи е станало маркираното действие.

В изглед по документи (папки), се разглежда информацията по папки. Генерално една папка е един процес, с което има определен брой местения (от примера), които не са наред.

Цел

Има случаи, в които е важно да се прави стойностен баланс между Търговски документ и финансовият документ от плащане закачено към него.
В други случаи може да правим баланс между два финансови документа, например между „Непотвърдено плащане с карта“ и „Потвърждаване на плащане с карта“.

Целта е да може всички пряко свързани документи, които участват в един и същи баланс да се добавят в една и съща подпапка, като за пряка връзка се брои не само дали са в обща подпапка на зададената в баланса, но и дали имат референтна връзка помежду си, например както са Финансовите документи за плащане по даден Търговски документ.

Когато се приключва финансов документ, при проверката дали да се добави в някаква папка, трябва да се гледа и дали този документ е свързан с друг Търговски или Финансов документ в общ баланс (по логиката на връзка между Търговски и Финансов документ за плащане по него).

Решение

Освен проверка дали документа (без значение дали финансов или търговски) вече се намира в търсената от баланса подпапка се проверява и дали този документ има пряка връзка с друг Финансов или Търговски документ.

Неприключените документи, които са в започнат процес/обработка могат да се видят лесно и по този начин се избягва случайно започване на повторна или паралелна обработка на такива документи.

В балансите са видими всички документи (неприключени) от съответния тип (описан в баланса), които са в съответната папка и се показват заедно с останалите документи от същия тип.

Неприключените документи са показани с различен фон и не влияят на сумите по баланса, а само се виждат стойностите им.

Ако има неприключени документи, които са извън папки - те не се обработват.

Ако един документ е в два баланса - преди корекцията е влияел само на единия от двата баланса, след корекцията влияе и на двата (Промяната в процедурата за изчисление на баланс е от релийз 2014.09).