Балансите са изградени на базата на платформата на справки/скриптове. Върху информацията, която съдържат балансите могат също така да се прилагат различни справки според конкретните потребности на потребителя.

Балансите позволяват да се зададе критерий, по който се сравняват два различни вида Търговски или Финансови документи. Например каква част от дадена заявка е изпълнена, или колко стока по дадена Доставка е потвърдена като пристигнала.
В тази връзка даден баланс може да бъде „балансиран“ или „небалансиран“.

Настройката на един баланс указва, от кой вид документ, кой друг вид документ да се извади и да се сравнят разликите между тях, ако има такива. Ако условието за балансиране е изпълнено, то балансът е балансиран, ако не е, той е небалансиран.

При избор на филтър, когато се изберат обработените - се виждат разликите, ако се изберат необработените (необработено е да липсва цял един документ, т.е. да липсва едната част от баланса например)- виждат се неполучените, без филтър се вижда всичко, което не е балансирано.
Източникът се гледа по три различни начина в примера (главен източник – табличен изглед, Детайли, свързани с избрания ред от главния източник на данни и изглед по папки).

Най-практично е в името на баланса да се укаже какво се балансира. Добра практика е в имената на балансите да се посочи кои документи се балансират.

Върху балансите могат да се прилагат стандартни справки.

Един документ може да принадлежи на неограничен брой папки, като конкретният баланс се изчислява в конкретната папка.
Балансът не е на отделния документ, той е на папката, защото винаги представлява множество документи, между които сумата не е нула (за това още с тръгването балансът трябва да се приложи към определена папка).

Балансите имат понятие водещ документ - във всеки баланс има определен първичен документ, който инициира всичко (от Номенклатурата на балансите се настройва автоматичното създаване на папка, при създаване на документ). Водещият документ е необходим, защото и самата папка трябва да има наименование, трябва да могат да се различават папките една от друга, тъй като те са множество.

На скрипт преди приключи, се прави автоматично Папка, ако текущият документ няма папка (в примера на Местене).
В настройката на самия баланс се определя каква папка трябва да създава той (още с приключването на първия документ по него), защото самият баланс може да има множество баланси в една и съща папка.

„Коефициентът“, определящ как документът участва в баланса не се взима предвид, т.е. има ли документ се показва и балансът. По този начин се улеснява създаването и на чисто информативни баланси.

В практиката се налага някои баланси никога да не се балансират - например заявеното към доставчик и потвърденото от него. В същото време потребителят използва справката за небалансирани баланси, за да може да си върши ежедневната работа и да вижда само документите, които действително очакват бъдеща обработка.
За да може да се маркира ръчно, че даден баланс е балансиран или небалансиран и да остане така без да се налага програмата автоматично да го смята, се използва поле от таблицата с балансите, в което се записва, дали балансът се смята автоматично или ръчно.
В рибона Папки на ТД и ФД, който се активира при кликване в секцията за папки и баланси, е наличен бутон „Режим“ със следните опции:

- Премини в автоматичен режим - маркира в новото поле, че този баланс вече се смята автоматично (подразбиращия се начин на работа).

- Премини в ръчен режим и балансирай - маркира в новото поле в таблицата, че този баланс вече се смята ръчно и го слага в статус Балансиран

- Премини в ръчен режим и не балансирай - маркира в новото поле в таблицата, че този баланс вече се смята ръчно и го слага в статус Небалансиран.

Тези бутони стават активни само при клик върху името на определен баланс.
За по-голяма яснота, когато баланс се смята ръчно иконите в таблицата за баланси са различни.

Поради възможността балансите да се управляват и ръчно, за да има следа кой потребител последно е променял статуса на даден баланс, в грида им (в ТД и ФД) е наличен банд Служебни с четири опции: Създаден На/От, Последно променен На/От.

Посочена е примерна справка за Баланс на Местения, която е къстъмизирана с колони и изглед според потребностите на конкретен потребител, благодарение на гъвкавата платформа за справки/скриптове.

В дефиницията на папката има поле за номер на водещия документ, защото знаейки кой е водещият документ в произволна справка има възможност да се покаже, която и да е информация от заглавната част на водещия документ.
Скриптът, който създава първата папка, слага в нея изпращането и го определя като водещ документ. Това е важно, защото справката тръгва от папките и показва в коя папка има проблем.

Когато се знае кой е водещият документ, може да се извади информация кой е Източник, кой е Получател, какво е станало и да идентифицираме коя е папката. Когато от самия баланс е ясно (например когато е стоков) при кой артикул има проблем, може да се анализира колко са изпратените, получените и каква е разликата.

В балансовата справка може да се види информация по кое местене, по коя папка, за кой артикул, заради кой документ, какво е количеството. </box>

В посочения пример има и допълнителна автоматизация в балансовата справка (в таб Главен източник - списък с разлики, банд Количества) за попълване на информация за чия сметка са получените разлики с възможност за писане в колоните За източник и За получател. От тази справка с втори скрипт може да се пусне да се създават местенията, т.е. да се генерират документи.

Когато позиционирате курсора на даден ред в баланса, в таб Детайли, свързани с избрания ред от главен източник на данни можете да видите точно кои документи участват в маркираното действие.

В изглед по документи (папки), се разглежда информацията по папки. Генерално една папка е един процес, с което има определен брой местения (от примера), при които има проблем.

Цел

Има случаи, в които е необходимо да се направи стойностен баланс между Търговски и Финансов документ от плащане закачено към него.
В други случаи балансът може да е между два финансови документа, например между „Непотвърдено плащане с карта“ и „Потвърждаване на плащане с карта“.

Целта е да може всички пряко свързани документи, които участват в един и същи баланс да се добавят в една и съща подпапка. Под пряка връзка се разбира не само дали са в обща подпапка на зададената в баланса, но и дали имат референтна връзка помежду си. Например както са Финансовите документи за плащане по даден Търговски документ.

Когато се приключва финансов документ, при проверката дали да се добави в някаква папка, трябва да се гледа и дали този документ е свързан с друг Търговски или Финансов документ в общ баланс (по логиката на връзка между Търговски и Финансов документ за плащане по него).

Решение

Освен проверка дали документът (без значение дали финансов или търговски) вече се намира в търсената от баланса подпапка се проверява и дали този документ има пряка връзка с друг Финансов или Търговски документ.

Неприключените документи, които са в започнат процес/обработка могат да се видят лесно и по този начин се избягва случайно започване на повторна или паралелна обработка на такива документи.

В балансите са видими всички документи (неприключени) от съответния тип (описан в баланса), които са в съответната папка. Те се показват заедно с останалите документи от същия тип.

Неприключените документи са показани с различен фон и не влияят на сумите по баланса, виждат се само стойностите им.

Ако има неприключени документи, които са извън папки - те не се обработват.

Ако един документ е в два баланса, то той влияе и на двата.

Допълнителна информация: Количествен баланс, Стойностен баланс, Папки