Номенклатура “Видове търговски документи”

Главно меню > Номенклатури > Служебни номенклатури > Документи > ТД > Видове ТД

В A-SUPTO SelMatic ERP търговските документи (ТД) имат една и съща основа, но според тяхното предназначение се персонализират чрез настройване на всички функционалности и дефиниране на изгледите, с които работят крайните потребители.

В следствие от това, ТД са осъществени като различни видове (типове). Всеки вид документ има свои специфични настройки и изглед (пр. документ тип „Оферта“, тип „Заявка към доставчик“, тип „Доставка“ и др.).

Търговските документи, които според бизнес предназначението си са част от продажбения процес и попадат в обхвата на веригата по управление на продажбите, и по които съгласно Наредба Н-18 спрямо типа на плащане задължително се издава фискален бон (ФБ), представляват именно такива самостоятелни типове документи.

В следващото описание СУПТО търговските документи са наричани и СУПТО продажбени документи, продажбени документи - продажба се използва като родово понятие, но се визират всички документи, които са част от веригата по управление на продажбата по смисъла на т.19 от &1 на Допълнителните разпоредби на Наредба Н-18.

Във всеки един документ с избора на бутон Редакция на типа на документа от лентата с менюта и инструменти (рибон, ribbon), таб „Настройки“, се зарежда прозорец с настройките на съответния тип Търговски документ. В левия панел на формата се визуализира цялата номенклатура на типовете търговски документи, откъдето лесно може да се навигира между тях. (видовете търговски документи на екранната снимка са примерни - конкретните СУПТО търговски документи, релевантни за текущо декларираната версия са изброени в раздел “Конфигурирани търговски документи”)

В десния панел, групирани в отделни подстраници (табове), са достъпни основните настройки на документите.

В ТД много от полетата се попълват чрез избор от падащ списък. В таб „Списъци за избор“ с дадено поле се асоциира конкретен списък за избор според неговата категория, пр. списък за избор на Контрагент, на Позиция, на Местоположение и др.

Списъците са предварително дефинираните в базата данни и могат да се съобразяват с конкретните права на потребителя, така че той да може да избира само елементи, до които има позволен достъп. Полетата могат да се оставят и празни – това означава, че потребителят ще трябва собственоръчно да изпише нужните данни.

Група от настройки за “Източник, Посредник и Получател” В таб „Списъци за избор“, съществуват 3 еднотипни групи – „Източник“, „Получател“ и „Посредник“ . Те съдържат настройки на полетата за попълване на Контрагент, Обект, Служител и Местоположение (вж. Номенклатура „Контрагенти“), като за всяко едно може да се посочи списък, който винаги да се зарежда в документа по подразбиране.

Група от настройки за “Позиции” В тази обособена група се задават подразбиращите се списъци за избор на позиции (вж.Номенклатура „Позиции“).

Възможно е да се зададат списъци за избор за следните полета:

• Име;
• Код;
• Код 2;
• Вземи код на контрагента от (Системата позволява една и съща позиция да има различни кодове за различните контрагенти. Затова тук се указва от кой контрагент да бъде взет Кодът на позицията – от Източник, Посредник или Получател);
• Код на контрагента (указва се списък за избор на Код на позицията за избрания контрагент).

Група от настройки за “Основания” В тази група се задава списък „Основание за изменението на документ“ (вж. Номенклатура „Основания за изменението на документ“), съобразен с изискванията на Наредба Н-18.

Група от настройки за “Други списъци” Наред с останалите потребителски списъци, касаещи настройки, специфични за функционалностите на всеки бизнес, в тази група се задава списък за избор на Работно място в съгласие с изискванията на Наредба Н-18 (вж. Номенклатура „Работни места“).

Генералните права на достъп до обектите се задават в Групови политики на ниво роля. Към всяка роля може да принадлежи един или група от потребители (вж. „Свързани понятия – Групови политики и права на достъп на ролите“).

От настройките на всеки тип документ може да се укаже потребителят какви права на достъп трябва да има до асоциираните с документа обекти на Източника, Посредника и Получателя, за да му бъде позволено да го отваря, редактира и приключва.

В таб „Права на достъп“ от падащ списък се избират необходимите потребителски права на достъп до съответните обекти, изискуеми за извършване на всяка от гореизброените операции. Настройките са организирани в три еднотипни групи:

• Необходим достъп за отваряне – изискват се права, позволяващи документът да бъде отворен за преглед (четене);
• Необходим достъп за редакция – изискват се права, необходими за запомняне на документ след нанасяне на промени;
• Необходим достъп за приключване – изискват се права, необходими за приключване на документ.

Обектите са предварително създадени и описани в номенклатурата на Собственика (вж. секция „Обекти и групи обекти“).

Правата на достъп са предварително дефинирани в номенклатура „Видове права на достъп до обекти“.

• Могат да са стандартни (четене, писане, избор и др, както и комбинации между тях) и специални (създадени от потребителя).
• Всяко конкретно право за извършване на действие с документа се дава изрично – когато имаме комбинация от права, нужно е в нея всяко едно да се упомене по отделно. Така например, ако е избрано право „Писане“, без да е в комбинация с право „Четене на документи“, няма да може да се пише в документа, защото той няма да може да бъде отворен първо за четене.

Пример:

За отваряне (преглед) на търговски документ необходимият разрешен достъп до обекта, към който той принадлежи, е правото „Четене на документи“; за редакция на документ – „Четене на документи, Писане“.

Чрез настройките в таб „Права на достъп“ за всеки тип документ се определя какви са изискуемите потребителски права на достъп до свързаните с него обекти, за да бъде достъпен за потребителя самият документ – тези настройки контролират достъпа на ниво документ. За един и същи обект различните типове документи могат да изискват различни потребителски права.

Напомняме, че правата за достъп до самите обекти се задават в Групови политики (вж. „Свързани понятия – Групови политики и права на достъп на ролите“).

Пример:

Създадено е специално право на достъп „Сторниране на продажба“, с което се цели само дадено отговорно лице да има разрешение за работа с документите за извършване на сторно операции. Създаден е и Търговски документ „Сторно“, който единствен позволява сторниране. Отговорното лице ще има право да приключва документ „Сторно“ само ако в груповите политики за неговия потребител е даден достъп „Сторниране на продажба“ и едновременно с това за търговски документ „Сторно“ като необходимо право на достъп за приключване е посочено „Сторниране на продажба“. Ако в груповите политики правото е дадено, но документът не е настроен да се приключва спрямо него, то потребителят няма да може да го приключи. Обратното също е в сила.

В таб „Права на достъп“ има две допълнителни настройки:

• Алтернативно проверявай достъпа до Източника с правата на Получателя и обратно:
  • Стандартно при отваряне на търговски документ се прави проверка за правата на достъп до Източник, Посредник и Получател;
    • По подразбиране обектът на Източника е този, в който потребителят работи, и следва за него да има права за четене / редакция / приключване на документ;
    • За достъп до обекта на Получателя е необходимо само правото на избор, за да може да бъде посочван от падащ списък в документа;
  • При поставена отметка в този чекбокс документът се отваря, ако за обекта на Източника потребителят има правата на достъп, настроени да се изискват за обекта на Получателя, а до този на Получателя – правата, необходими за достъп до обекта на Източника;
  • Цел на тази алтернативна проверка е да се осигури възможност потребителят вместо да чете/редактира документи в обекта на Източника и да избира обект на Получателя, да избира този на Източника и да чете/редактира документи в обекта на Получателя;
  • Обичайно тази опция е неактивна. Използва се за документи от тип „Изпращане на стока“ при местене, ако обектът, в който работи текущият потребител, не е на Източника, а на Получателя;
• Не показвай този тип документ в груповите политики:
  • Определя се дали типът документ е активен или неактивен в системата – неактивните документи не се показват в Груповите политики.

В таб „Наличност и себестойност“ се определя дали и как документът влияе на наличността на позициите чрез въведените в него количества и на стойността на склада при движението на стоката.

Спрямо различните бизнес логики настройките могат да се осъществят в много различни комбинации. Възможно е даден тип ТД да не влияе нито на количеството, нито на стойността на наличността в склада. В таб „Наличност и себестойност“ се намират две основни групи с настройки:

• „Наличности – въведените количества в документа влияят по следния начин на наличността на позициите“;
• „Стойност на наличността – документът ѝ влияе по следния начин“.

Всяка от тях се състои от три еднотипни подгрупи с настройки, съответно за Източника, Посредника и Получателя, като за всеки от тях може да се укаже документът влияе ли и ако да, как. Възможните опции са:

• НАМАЛЯВА наличността / стойността на наличността;
• НЕ ПРОМЕНЯ наличността / стойността на наличността;
• УВЕЛИЧАВА наличността / стойността на наличността.

Изключително важна е настройката, която определя как се сформира самата стойност на позицията, с която ще се повлияе на стойността на наличността в склада. Възможните опции са:

• Стойност без ДДС;
• Средна доставна стойност;
• Стойност без ДДС + Разходи;
• Средна доставна стойност + Разходи;
• Само разходи;
• Не променя себестойността, а променя СДЦ (Средна доставна цена).

СУПТО продажбените документи отразяват процес, при който наличността на склада се намалява с количествата от документа, а стойността на наличността се намалява със средната доставна цена на всяка от позициите (всички останали изброени опции засягат различни бизнес процеси, които остават встрани от фокуса на настоящото Ръководство).

Пример:

• Начална наличност на позиция „Чаша за вода“ в склада: 0 бр.
• Доставка 1: 10 бр. „Чаша за вода“, всяка на стойност 1 лв.
  • Наличност на позицията в склада: 10 бр.
  • Стойност на наличността в склада: 10 бр. х 1 лв. = 10 лв.
  • Средна доставна цена на позицията към моментна: 10 лв. / 10 бр. = 1 лв.
• Доставка 2 : 10 бр. „Чаша за вода“, всяка на стойност 2 лв.
  • Наличност на позицията в склада: 10 бр. (от Доставка 1) + 10 бр. (от Доставка 2) = 20 бр.
  • Стойност на наличността в склада: 10 лв + 10 бр. х 2 лв = 30 лв.
  • Среднодоставна цена на позицията към момента: 30 лв. / 20 бр. = 1,50 лв.
• Продажба: 2 бр. „Чаша за вода“ с продажна цена 3 лв. всяка.
  • Наличност на позицията в склада: 30 бр. – 2 бр. = 28 бр.
  • Стойност на наличността в склада: 30 лв. – 2 бр. х 1,50 лв (среднодоставна цена) = 27 лв.

Група „Втора наличност“ се състои от настройки, приложими главно при работа с Резервация – резервиране и отрезервиране на количества.

Настройките в група „Информативна наличност“ позволяват в ТД да се визуализира текущата фактическа наличност на избраната позиция и/или нейната свободна (нерезервирана) наличност. Целта е информирано консултиране на клиента примерно при изготвяне на оферта в процеса по продажба на едро.

В група „Финансов дълг“ се указва дали документът генерира финансов дълг, като се посочва:

• Тип на действието на документа спрямо дълга:
  • Генериране на задължение;
  • Покриване на задължение;
• Посока на задължението:
  • Източник към Посредник;
  • Източник към Получател;
  • Посредник към Източник;
  • Посредник към Получател;
  • Получател към Източник;
  • Получател към Посредник.

Останалите настройки в таб „Дългове“ позволяват контрол над авансите, ако даденият бизнес работи с авансови плащания, както и дефиниране на различни типове стоков дълг (като такъв например се разглежда резервираната стока с цел нейното проследяване до реализиране на продажбата).

СУПТО продажбените документи генерират дълг на Получателя (Клиента) към Източника (Търговеца).

На това място се указва дали по търговския документ могат да се извършват плащания, или не.

Настройката е достъпна в:

Групови политики > таб „Групови политики“ > Документи > Търговски документи > Плащания В настройките на типа търговски документ, таб „Плащания“, се дефинират възможните видове плащания, пр. в брой, с карта, с ваучер, по банка и т.н (Наименованието на вида плащане е в произволен текст).

В таблицата с детайли, поясняващи всеки отделен начин на плащане, се посочва типът на финансовия документ, който да се генерира при извършване на плащането.

Настройките в този таб, които засягат базовата функционалност за отпечатване на фискален бон, са неактивни и не могат да се променят от потребителя, включително и от служител на Селматик ЕООД. Тук тези настройки само се визуализират. Причината да не бъдат премахнати, а деактивирани, е, че същият изглед на този екран за настройки се използва във версия на софтуерната система, която се предоставя на чуждестранни потребители със собствен бизнес, който се развива извън Република България и в условия, при които Наредба Н-18 не е в сила.

Самите настройки на системата, свързани с отпечатване на ФБ, когато такова е необходимо, са комплексни – освен в настройките на ТД, намират се в тези на:

• Видове ФД, таб „Плащане по ТД и касова бележка“ (Главно меню > Номенклатури > Служебни номенклатури > Документи > ФД > Видове ФД > таб „Плащане по ТД и касова бележка“ ):
  • Предварително се задават (фиксират) в exe-то на програмата и са неактивни – не са достъпни за промяна;
• Периферни устройства (Главно меню > Служебни > Администрация > Хардуер > Настройки периферни устройства):
  • Това е мястото, на което се дефинира връзката на програмата с конкретно фискално устройство;
• Групова политика „Разрешен печат на касова бележка“ (Групови политики > таб „Групови политики“ > Глобални > Разрешен печат на касова бележка):
  • Тази настройка е свързана с пълноценното функциониране на системата без НЕ-СУПТО извън Република България в условия, при които Наредба Н–18 не е в сила.
  • Когато с програмата се работи в условия, при които Наредба Н-18 е в сила, избраната стойност на настройката се игнорира от системата и независимо от нея фискален бон се издава автоматично винаги, когато начинът на плащане го изисква - т.е. в текущо декларираната версия на софтуера, съществуващите до момента в ядрото на системата настройки са елиминирани, въпреки че все още са визуално налични, и поведението на софтуера е фиксирано (хардкоднато) в exe-то.

В таб „Касова бележка“ са налични следните групи настройки:

• „При печат на касова бележка отпечатай“ – определя се незадължителното съдържание на фискалния бон, специфично за всеки бизнес;
• „Отпечатай допълнително в коментар към наименованието“ – определя се кои данни за позицията да се добавят като коментар към наименованието ѝ при отпечатване на фискален бон;
• „За номер на артикула в касовата бележка използвай“ – задава се кой от всички типове асоциирани с позицията номера (кодове), които се поддържат в системата, да се използва като неин номер при отпечатване на фискален бон;
• “Отпечатай касова бележка” с възможни опции за СУПТО продажбите:
  • По всички редове на документа - Във фискалния бон се печатат всички редове с позициите от документа.
  • По всички редове на док. при стокова разписка и сумарно при фактура - Ако по документа няма издадена фактура/ДИ/КИ, фискалния бон се отпечатва с всички редове с позициите от продажбата/сторното, ако е издадена фактура/ДИ/КИ се печата общата сума по документа, като в свободния текст (#) на фискалния бон се цитира номера на издадена фактура/ДИ/КИ.
• „Положителните стойности означават взимане на пари / връщане на пари“ – според предназначението на документа и типа на стойностите в него (положителни или отрицателни) се определя поведението на системата (тази настройка върви в комбинация с настройките от таб „Наличност и себестойност“):
  • За документ от тип продажба, стандартната настройка е „Положителните стойности означават вземане на пари“ (в комбинация със следните настройки за влияние на документа върху количеството и стойността на наличността в склада: „НАМАЛЯВА наличността“, „НАМАЛЯВА ст-та на наличността);
  • Ако трябва да се настрои сторно документ за продажба, в който стойностите да са отрицателни, отново е необходимо да се избере „Положителните стойности означават вземане на пари“ (при същите настройки за наличност и себестойност). В този случай отрицателните стойности ще означават връщане (на клиента) и паричната наличност в касата ще бъде фактически намалена със сумата от документа;
  • Ако трябва да се настрои сторно документ за продажба, в който стойностите да са положителни, нужно е да се избере „Положителните стойности означават даване на пари“ (при същите настройки за наличност и себестойност). В този случай положителните стойности ще означават връщане (на клиента) и паричната наличност в касата ще бъде фактически намалена със сумата от документа.
• Позволи Отключване и Анулиране на документ от СУПТО обхвата, съобразено с груповите политики - Тази опция определя дали ТД, който е приключен може да бъде отключен. Тя е маркирана за документите, които според предназначението си са заявка за продажба и Корекция на заявка за продажба (могат да са в различни вариации на заявка, поръчка, резервация и т.н.). Допълнително има защита, че ако документът генерира дълг (счита се за продажбен документ), т.е. по него може да се извършва плащане, то той безусловно не може да бъде отключван след приключване, за да се гарантира невъзможността за отключване на приключен продажбен документ.
• Документът е НЕ-СУПТО продажба – На тази опция се слага отметка само тогава, когато документ, който не е част СУПТО представлява продажбен документ:
  • Настройката не може да се модифицира от крайния потребител;
  • Продажбени документи от тип, непопадащ в СУПТО, могат да съществуват в системата, ако са създадени преди влизане на промените по Наредба Н-18 в сила. С цел запазване консистентността на работния процес и интегритета на базата данни, във фирмите е необходим достъп за преглед до такива стари документи – те не могат да бъдат редактирани по никакъв начин;
  • В търговски обект, в който се ползва A-SUPTO SelMatic ERP:
    • не могат да бъдат създавани нови НЕ-СУПТО продажби;
    • могат да се отварят с цел преглед или печат само документи с дата по-стара от датата на въвеждане на A-SUPTO SelMatic ERP в експлоатация;
      • При опит за отваряне на документ с дата, по-нова от датата на въвеждане на A-SUPTO SelMatic ERP в употреба, се появява следното съобщение за грешка:

• не могат да бъдат редактирани/модифицирани по какъвто и да е начин НЕ-СУПТО продажби;
  • При опит за редактиране на съществуващи НЕ-СУПТО продажбени документи в A-SUPTO SelMatic ERP, се появява следното съобщение за грешка:

• по вече създадени НЕ-СУПТО продажби не могат да се създават нови плащания, които изискват печат на фискален бон, т.е. възможно e да се направи само плащане по банка;
• При необходимост от плащане по вече съществуваща НЕ-СУПТО продажба по начин, изискващ издаване на фискален бон е възприет подхода да копираме старата НЕ-СУПТО продажба в нова СУПТО продажба, отговаряща на изискванията по Приложение 29 от Наредба Н-18, с УНП във формат ОО000000-0000-0000000, където първите два символа са латински главни букви О, а останалите са нули
  • за да не се дублира дълга на клиента в ERP системата оригиналният документ следва да се разплати служебно
  • същинското плащане се отразява към новата СУПТО продажба със съответното издаване на фискален бон;
• Нови НЕ-СУПТО продажби могат да бъдат създавани само в търговски обект на фирмата, в който не се използва A-SUPTO SelMatic ERP – те са част от интегрираната ERP система и позволяват плащане само и единствено по начин, неизискващ издаване на ФБ;
• При опит за създаване на нов НЕ-СУПТО документ в A-SUPTO SelMatic ERP, се появява следното съобщение за грешка:

Системата позволява определени полета да се направят задължителни за попълване.

Когато дадено поле е направено задължително, то се оцветява в червено и при опит за приключване на документа се извършва проверка – ако е оставено празно, документът не може да бъде приключен. На екрана се появява съобщение, указващо на потребителя кое поле следва да попълни.

Пример:

В таб „Задължителни полета“ е осигурен бърз достъп до настройките на тези полета, които най-често се налага да бъдат дефинирани като задължителни.

Полетата са разделени в отделни групи според предназначението им:

• Източник
• Посредник
• Получател
• Проверки в ТД, типични за Продажби
• Проверки в ТД, типични за Доставки
• Кочани с номера на легални документи
• Проверявай датата на последните… документа от същия кочан
• Задължително попълни
• Уникалност на реф. док. номер (по Получател / Партньор)
• Проверка дали поле „Към фактура“ е попълнено
• Отклонение на датата на документа от датата на данъчното събитие (дни)“
• Основание за начисляване / неначисляване на ДДС
• Основание за кредитно / дебитно известие
• Валидност на документ

Чрез поставяне на отметка дадено поле се обозначава като задължително.

A-SUPTO SelMatic ERP предлага възможност за работа с подаръчни ваучери. Ваучерите са част от функционалностите, свързани с предоставяне на търговска отстъпка (във вид на зададена сума). Те се продават като всеки друг артикул в системата. Когато клиент предостави валиден подаръчен ваучер при покупка на дадена стока, стойността на ваучера се приспада от стойността на стоката.

От таб „Подаръчни ваучери“ се управляват настройките за ваучери в Търговските документи.

• С отметките „Не се използват/Използват се подаръчни ваучери“ се отбелязва дали за дадения Търговски документ е валидно използването на ваучери.
• Оттук се включват и проверките за валидност (от-до) на ваучера.
• Полетата за Статус на ваучера позволяват да се реализира проверка дали даден ваучер е активиран в системата, дали е вече използван и т.н., така че да се предотврати възможността за нерегламентирана повторна употреба на вече използван ваучер.

При избор на позиция (артикул) в детайлната част на даден търговски документ, системата позволява автоматично да се попълни нейната цена.

В SelMatic ERP е разработена сложна система за работа с множество ценови листи, които могат да бъдат различни типове (пр. Доставна, На едро, На дребно) и да се асоциират с определен обект, дистрибуционен канал и/или контрагент, бил той Източник, Посредник или Получател.

Затова в настройките на типа документ, таб „Цени“, се указва дали и от кого да се взема цената на позициите в документа, както и ДДС областта:

• От Източника;
• От Посредника;
• От Получателя;

След това се определя от кой тип ценова листа, асоциирана с дадения контрагент:

• Доставна ценова листа на контрагента;
• Продажни ценови листи на контрагента;
• Ценови листи на обекта;
• Ценови листи на дистрибуционния канал.

В настоящия таб се задават и други специфични настройки на поведението на програмата, касаещо цените в документа:

• Визуализиране на средно доставни цени;
• Използване и получаване на Бонус точки (част от функционалността за проследяване на лоялност на клиентите и даването на отстъпки).

В таблица „Списъци с ТД“ се визуализират всички списъци с типове ТД, към които даденият документ принадлежи (вж. номенклатура „Списъци с типове ТД“).

Заедно с това се дава възможност за присъединяване на документа към нов списък чрез добавяне на нов запис в таблицата.

При създаване на множество типове елементи от даден вид в базата (документи, списъци за избор, подложки за печат, източници и изгледи на справки и скриптове) е удобно да има възможност те да се класифицират по някакъв признак, което на по-късен етап да позволи лесното им намиране.

По тази причина е реализирана функционалност за идентифициране по произволен брой признаци чрез прилагане на “Етикети” към всеки елемент, в това число и към всеки вид ТД.

В панел „Етикети“ се визуализират и управляват етикетите, приложени към дадения тип ТД.

Възможно е добавяне на нова категория чрез бутон + в десния край на всеки ред.

Структурата, която се създава, е дървовидна. Бутонът + създава нова подкатегория на тази, от която се стартира. По тази причина нов етикет следва да се създава чрез избор на бутон + на реда на категорията родител.

Функционалността за “етикети” се използва от служителите на Селматик ЕООД.

В настоящия таб е предоставена възможност да се зададат подразбиращи се стойности за следните полета:

• Контрагент Източник / Посредник / Получател;
• Обект Източник / Посредник / Получател;
• Брой дни за доставка;
• Дистрибуционен канал;
• Вид курс.

Зададените стойности се попълват автоматично при създаване на нов документ от типа, независимо дали съответните полета са изведени в неговия изглед, или не.

Тъй като стандартните полета, дефинирани в системата, може да не са достатъчни за описване на всички специфични за даден бизнес атрибути на типовете документи, в програмата за всеки документ са заложени определен брой свободни потребителски полета, които могат да се визуализират в заглавната част (хедъра) и в детайлната част на документа. Те служат за обезпечаване на нуждите на всеки един клиент, за които не е предложено стандартно решение.

В таб „Потребителски полета“ се задават имената и настройките на потребителските полета, които ще се използват в дадения документ.

Потребителските полета, които са заложени в документа, са с формат за дата и час, текст, цели числа и дробни числа, като само за числовите може да се закачат и списъци за избор.

• Налице са две еднотипни таблици:
  • Потребителски полета на документа – те могат да се изведат в изгледа на заглавната част;
  • Потребителски полета на редовете на документа – те могат да се изведат в изгледа на детайлната част като колона в таблицата.
• В банд „Потребителски полета“ се съдържат подбандове:
  • Поле – системното наименование на потребителското поле; в това поле не може да се пише, то е информативно за вида на съответното потребителско поле.
  • Наименование – тук се визуализира персонализираното наименование на полето.
  • Задължително – възможност за поставяне на отметка, която указва дали даденото поле да е задължително за попълване или не.
  • Тип на компонента
  • Формат – често потребителските полета (особено на ред в детайлната част на документа) се използват за записване на стойности, които е необходимо да се виждат добре форматирани – например % за Труд, пресметната единица за труд, стойност за вложен труд и т.н.
    • За тази цел в колона „Формат“ се задава формат на потребителските полета.
• В банд „Списък за избор“ от предварително дефиниран падащ списък се посочва кой конкретен списък да бъде свързан към съответното потребителско поле.
• За потребителските полета могат да се дефинират подразбиращи се стойности, като за всеки тип поле стойността се въвежда в съответната му колона, която се намира под банд „Стойности по подразбиране“ (число, дробно число, текст, дата/час).
  • За потребителските полета от тип дата/час може (чрез поставяне на отметка) да се укаже:
    • Зареди текущата дата;
    • Зареди текущото време;
    • Ако е отбелязано да се поставя Текущата дата, е необходимо полето за подразбираща се дата да остане празно.

В A-SUPTO SelMatic ERP е възможно потребителят ръчно да въвежда данни в полетата за количество, цена, отстъпка и стойност при въвеждане на ред в документа. При промяна на данните в което и да е поле, софтуерът трябва да има критерий по какъв алгоритъм да преизчислява всички свързани полета, на които промяната влияе.

Цялата логика на изчисленията в документа е реализирана чрез пакети от формули.

В таб „Формули“ се визуализират формулите за изчисляване на различните цени (с/без ТО, с/без ДДС), стойностите (с/без ДДС), ДДС процента и т.н., валидни за дадения тип документ.

Точността на стойностите в документа (къде да се закръгля) също се определя чрез формулите.

Макар че програмата изчислява всичко с висока точност, стандартно цените, стойностите и тоталите на фактурите не се отпечатват с висока точност – изисква се да са закръглени до 2-ри знак (до стотинка).

В таб „Счетоводство“ се правят необходимите настройки за улеснение на счетоводния процес във фирмата.

• В група „Фактури“ се задава кой списък да се използва в документа за избор на съставител, получател, контрагент издател и контрагент получател на фактурата.
• С отметка „Автоматично поставяй служителя като съставител и обратно“ се активира връзка между съставител и служител.
• В поле „Счетоводен код на типа документ“, група „Счетоводство“, с цел извършване на автоматично контиране при наличие на интерфейс със счетоводен софтуер, се избира кодът, указващ какъв тип от счетоводна гледна точка е даденият Търговски документ (може да има няколко типа Търговски документа, които да са от един счетоводен тип).
  • Тези кодове са предварително дефинирани в номенклатура „Типове счетоводни операции".
  • Документите, за които не е попълнена информация за счетоводен тип, няма да се контират автоматично.
• Поле „За счетоводен номер на документ използвай“, група „Счетоводство“
  • Когато в документа е избран кочан, при приключване програмата взема номер от този кочан и дава легален номер на документа.
  • Едновременно с това всеки документ има свой уникален идентификационен номер в системата.
  • Затова тук има възможност да се посочи кой номер да се подаде на счетоводния софтуер – легален номер на фактура, ИД номер на документ или номер на референтния документ.
• Полета „Тип на източника“, „Тип на посредника“ и „Тип на получателя“
  • В системата данните на Собственика и на Клиента/Доставчика не са точно асоциирани с някое от полетата за източник, посредник или получател. В различните типове документи Собственикът може да се въведе в което и да е от трите полета, стига това да обезпечава специфичните нужди на фирмените процеси.
  • От счетоводна гледна точка обаче е от значение коя е фирмата, която продава, и кой е получателят. Затова понякога е необходимо в полетата „Тип на източника“, „Тип на посредника“ и „Тип на получателя“ да се посочи кой е Собственик и кой – Клиент или Доставчик, но полетата не са задължителни за попълване.
  • За да се зареждат видовете валутни курсове, трябва задължително да се попълни Тип на източника. Изборът на контрагент определя спрямо коя счетоводна валута да се вземат валутните курсове. Обикновено това е Собственикът.

От настоящия таб се определят връзките на търговския документ с всички справки и скриптове в системата.

• Банд „Събитие“– посочва се мястото (събитието), чрез което справката/скрипта се свързва с дадения тип документ.
  • Събитието се избира от фиксиран списък, дефиниран предварително на програмно ниво – потребителят не може да го модифицира.
  • Справката/скрипт може да бъде настроена да се стартира от:
    • Бутон търсене
    • Бутон за разширено търсене
    • Новосъздаден бутон с наименованието на изгледа на справката/скрипта

• Или с двоен клик на реда (за отваряне на баланс например).
• Банд „Изглед“ – в колона Изглед/Наименование се определя коя справка/скрипт да се закачи към вече избраното събитие.
• Тъй като е възможно една справка да има повече от един изглед (набор от персонализирани параметри за изпълнението ѝ), в полето се избира конкретен изглед на справката/скрипта.
• За да могат да се избират справки/скриптове, те предварително трябва да са дефинирани в номенклатура „Списък и редакция на източници и изгледи на справки/скриптове“.
• Банд „Настройки“ – в него се настройва поведението на справките.

В този таб са обособени разнородни групи от настройки, свързани с различни функционалности на софтуера:

• Автоматична промяна на контрагента (ако се промени Х, да се промени и У);
• Производство;
• Избор на контрагент/служител от баркод;
• Местоположение;
• Допустими количества в документа и др.

Допълнителна информация: Основни табове и бутони, Таблична част, Моделиране на таблици, Филтриране на данни, Редакция на изгледи.

Към СУПТО Съдържание