| Both sides previous revisionПредходна версияСледваща версия | Предходна версия |
| documenti:balansi [2014/03/11 12:09] – [Автоматично добавяне на документи към папки за баланс] e.andonova | documenti:balansi [2020/08/31 13:37] (текуща) – [Автоматично добавяне на документи към папки за баланс] m.ayvazova |
|---|
| <box round orange|**Резюме:**> В тази статия е описана логиката на баланса. Дадени са примерни положения и функционалности на баланси и справки върху тях. Разгледайте и статията за [[nomenklaturi:drugi:balansi|номенклатурите на баланси]].</box> | <box round orange|**Резюме:**> В тази статия е описана логиката на баланса. Дадени са примерни положения и функционалности на баланси и справки върху тях. Разгледайте и статията за [[nomenklaturi:drugi:balansi|номенклатурите на баланси]].</box> |
| |
| Балансите са изградени на базата на платформата на справки/скриптове, като върху информацията, която съдържат също така могат да се прилагат различни справки според конкретните потребности на потребителя. \\ | Балансите са изградени на базата на платформата на справки/скриптове. Върху информацията, която съдържат балансите могат също така да се прилагат различни справки според конкретните потребности на потребителя. \\ |
| |
| Балансите позволяват да се зададе критерий, по който се сравняват два различни вида Търговски или Финансови документи. Например каква част от дадена заявка е изпълнена, или колко стока по дадена Доставка е потвърдена като пристигнала. \\ | Балансите позволяват да се зададе критерий, по който се сравняват два различни вида Търговски или Финансови документи. Например каква част от дадена заявка е изпълнена, или колко стока по дадена Доставка е потвърдена като пристигнала. \\ |
| В тази връзка даден баланс може да бъде "балансиран" или "небалансиран". \\ | В тази връзка даден баланс може да бъде "балансиран" или "небалансиран". \\ |
| |
| Настройката на един баланс указва, от кой вид документ, кой друг вид документ да се извади и да се сравнят разликите между тях, ако има такива. Ако се резултатът е нула, балансът е балансиран, ако е различно от нула е небалансиран. \\ | Настройката на един баланс указва, от кой вид документ, кой друг вид документ да се извади и да се сравнят разликите между тях, ако има такива. Ако условието за балансиране е изпълнено, то балансът е балансиран, ако не е, той е небалансиран. \\ |
| |
| При избора на филтър, когато се изберат **обработените** - се виждат разликите, ако се изберат **необработените** (необработено е да липсва цял един документ, т.е. да липсва едната част от баланса например)- виждат се неполучените, **без филтър се вижда всичко**, което **не е балансирано**. | При избор на филтър, когато се изберат **обработените** - се виждат разликите, ако се изберат **необработените** (необработено е да липсва цял един документ, т.е. да липсва едната част от баланса например)- виждат се неполучените, **без филтър се вижда всичко**, което **не е балансирано**. \\ |
| Източникът се гледа по три различни начина в примера (главен източник – табличен изглед, Детайли, свързани с избрания ред от главния източник на данни и изглед по папки). | Източникът се гледа по три различни начина в примера (главен източник – табличен изглед, Детайли, свързани с избрания ред от главния източник на данни и изглед по папки). |
| |
| Най-практично е в името на баланса да се казва какво се балансира, добра практика е реално в имената на балансите да се казва кои документи се балансират. Също така има възможност за прилагане на стандартни справки върху балансите. | Най-практично е в името на баланса да се укаже какво се балансира. Добра практика е в имената на балансите да се посочи кои документи се балансират. |
| | |
| | Върху балансите могат да се прилагат стандартни справки. |
| |
| {{:documenti:баланси_изглед.jpg?600|}} | {{:documenti:баланси_изглед.jpg?600|}} |
| |
| Балансът не е на отделния документ, той е на **[[spravki:papki|Папка]]**, като балансът винаги е множество от документи, на които сумата между тях не е нула (поради това той трябва да се приложи към определена папка). | /*Балансът не е за отделния документ, той е на **[[nomenklaturi:documenti:papki|Папка]]**. Балансът винаги е множество от документи, като сумата между тях не е нула (поради това той трябва да се приложи към определена папка). */ |
| |
| Един документ **може да принадлежи** на неограничен брой папки, като конкретният баланс се изчислява в конкретната папка. \\ | Един документ **може да принадлежи** на неограничен брой папки, като конкретният баланс се изчислява в конкретната папка. \\ |
| **Балансът не е на отделния документ**, той е на папката, защото винаги представлява множество документи, между които сумата не е нула (за това още с тръгването балансът трябва да се приложи към определена папка). \\ | **Балансът не е на отделния документ**, той е на папката, защото винаги представлява множество документи, между които сумата не е нула (за това още с тръгването балансът трябва да се приложи към определена папка). \\ |
| |
| Балансите имат понятие **водещ документ**, във всеки баланс има определен първичен документ, който инициира всичко (от [[nomenklaturi:drugi:balansi|Номенклатура на баланси]] се настройва автоматичното създаване на папка, при създаване на документ). Водещият документ е необходим, защото и самата папка трябва да има наименование, трябва да могат да се различават папките една от друга, тъй като те са множество. \\ | Балансите имат понятие **водещ документ** - във всеки баланс има определен първичен документ, който инициира всичко (от [[nomenklaturi:drugi:balansi|Номенклатурата на балансите]] се настройва автоматичното създаване на папка, при създаване на документ). Водещият документ е необходим, защото и самата папка трябва да има наименование, трябва да могат да се различават папките една от друга, тъй като те са множество. \\ |
| | |
| | На скрипт преди приключи, се прави автоматично **[[nomenklaturi:documenti:papki|Папка]]**, ако текущият документ няма папка (в примера на Местене). \\ |
| | В настройката на самия баланс се определя каква папка трябва да създава той (още с приключването на първия документ по него), защото самият баланс може да има множество баланси в една и съща папка. \\ |
| | |
| | „Коефициентът“, определящ как документът участва в баланса не се взима предвид, т.е. има ли документ се показва и балансът. По този начин се улеснява създаването и на чисто информативни баланси. |
| | |
| | /*<color #7092be>Преди [[vavedenie:kakvo_novo|релийз 2015.8]], ако документ участваше в баланс и папка като информативен и същият тип документ участваше в други баланси в същата папка с положителен или отрицателен коефициент се получаваше така, че при приключване се създаваха само балансите, в които документът влияе (на плюс или на минус), а при отключване се появяваха и останалите баланси (в които участва информативно).</color>*/ |
| | |
| | В практиката се налага някои баланси никога да не се балансират - например заявеното към доставчик и потвърденото от него. В същото време потребителят използва справката за небалансирани баланси, за да може да си върши ежедневната работа и да вижда само документите, които действително очакват бъдеща обработка.\\ |
| | За да може да се маркира ръчно, че даден баланс е балансиран или небалансиран и да остане така без да се налага програмата автоматично да го смята, се използва поле от таблицата с балансите, в което се записва, дали балансът се смята автоматично или ръчно. \\ |
| | В рибона Папки на ТД и ФД, който се активира при кликване в секцията за папки и баланси, е наличен бутон <key>„Режим“</key> със следните опции: |
| | |
| | /* За реализацията на тази възможност от [[vavedenie:kakvo_novo|релийз 2016.08]] в таблицата с баланси е създадено ново поле, в което се записва, дали балансът се смята автоматично (функционалността до момента) или ръчно. \\ Същевременно в рибона Папки на ТД и ФД, който се активира при кликване в секцията за папки и баланси, е добавен бутон <key>„Режим“</key> със следните опции: */ |
| | |
| | - **Премини в автоматичен режим** - маркира в новото поле, че този баланс вече се смята автоматично (подразбиращия се начин на работа). |
| | |
| | - **Премини в ръчен режим и балансирай** - маркира в новото поле в таблицата, че този баланс вече се смята ръчно и го слага в статус Балансиран |
| | |
| | - **Премини в ръчен режим и не балансирай** - маркира в новото поле в таблицата, че този баланс вече се смята ръчно и го слага в статус Небалансиран. |
| | |
| | Тези бутони стават активни само при клик върху името на определен баланс.\\ |
| | За по-голяма яснота, когато баланс се смята ръчно иконите в таблицата за баланси са различни. |
| | |
| | Поради възможността балансите да се управляват и ръчно, за да има следа кой потребител последно е променял статуса на даден баланс, в грида им (в ТД и ФД) е наличен банд Служебни с четири опции: Създаден На/От, Последно променен На/От. |
| |
| На скрипт преди приключи, се прави автоматично **[[spravki:papki|Папка]]**, ако текущият документ няма папка (в примера на Местене). \\ | |
| В настройката на самия баланс се определя самият баланс каква папка трябва да създава (още с приключването на първия документ по него), защото самият баланс може да има множество баланси в една и съща папка. \\ | |
| |
| ===== Примери ===== | ===== Примери ===== |
| |
| Посочена е примерна справка за Баланс на Местения, която е късътмизирана с колони и изглед според потребностите на конкретен потребител, благодарение на гъвкавата платформа за справки/скриптове. | Посочена е примерна справка за Баланс на Местения, която е къстъмизирана с колони и изглед според потребностите на конкретен потребител, благодарение на гъвкавата платформа за справки/скриптове. |
| |
| {{:documenti:детйли_избран_ред_гл_източник.jpg?600|}} | {{:documenti:детйли_избран_ред_гл_източник.jpg?600|}} |
| <box round green|**Пример:**> **Пример с Баланс Местения** (изпратени – получени = +- разлики). Положителен баланс, изпратено повече от полученото (с – и +), на минус получено повече от изпратеното. \\ | <box round green|**Пример:**> **Пример с Баланс Местения** (изпратени – получени = +- разлики). Положителен баланс, изпратено повече от полученото (с – и +), на минус получено повече от изпратеното. \\ |
| |
| Логиката е, че може да се направи изпращане на стока (примерно стока на път), избира се от кой обект към кой обект, избира се артикул, и се приключва (програмата автоматично прави на това изпращане автоматична папка, която я поставя в папка МЕСТЕНИЯ, т.е. създава се подпапка – автоматично направена с номера и името на местенето ). \\ | Логиката е, че може да се направи изпращане на стока (примерно стока на път), избира се от кой и към кой обект, избира се артикул, и се приключва (програмата автоматично прави автоматична папка на това изпращане и я поставя в папка МЕСТЕНИЯ, т.е. създава се подпапка – автоматично направена с номера и името на местенето ). \\ |
| |
| Още с изпращането, ако искаме да можем да кажем кои са небалансираните местения, трябва да се види къде има разбалансиран баланс Местения (изпратени - получени) и системата ще ни покаже всички папки, които са небалансирани. </box> | Още с изпращането може да се види кои са небалансираните местения, трябва да се види къде има разбалансиран баланс Местения (изпратени - получени) и системата ще ни покаже всички папки, които са небалансирани. </box> |
| |
| <box round red|**Важно:**> Самият документ е критично **да бъде поставен в папка**, защото балансите работят върху папки, не могат да се балансират само документи, **връзката** между документите **е самата папка**. </box> | <box round red|**Важно:**> Критично е самият документ **да бъде поставен в папка**, защото балансите работят върху папки и не могат да се балансират само документи, **връзката** между документите **е самата папка**. </box> |
| |
| <box round green|**Пример:**>Системата стандартно работи така: в момента когато се приключи документа, се вижда той в какви баланси участва и ако е прикачен към папка и участва в баланс, системата автоматично изчислява баланса в тази папка на съответния документ. \\ | <box round green|**Пример:**>Системата стандартно работи така: когато бъде приключен документът, се вижда в какви баланси участва и ако е прикачен към папка и участва в баланс, системата автоматично изчислява баланса в тази папка на съответния документ. \\ |
| Благодарение, на което втория документ когато се създаде и се приключи, тъй като той вече ще принадлежи на тази папка, програмата при приключването автоматично изчислява този документ с какво влияе на баланса, добавя като сума количествата на този документ, ако сумата накрая по артикули на изпратени и получени е 0 – балансът е балансиран. </box> | Благодарение на това, когато се създаде и приключи вторият документ, той вече ще принадлежи на тази папка и автоматично ще се изчисли с какво влияе той на баланса. Сумата на количествата от този документ се добавя и ако накрая сумата по артикули на изпратени и получени е 0 – балансът е балансиран. </box> |
| |
| <box round green|**Пример:**>Има скрипт за копиране от изпращане в получаване, получаващия стига до изпращането, което трябва да приеме, и го отваря и прави копиране в получаване, копират се всички артикули, които са с количество 0, автоматично се копира папката, от която е тръгнало всичко, което е **ключовото – новият документ** трябва да е в същата папка, с което се започва проверка на получените бройки и ги нанася. \\ | <box round green|**Пример:**>Когато дойде моментът за приемане на изпратената стока и се премине към копиране на изпращането в получаване, се копират всички артикули, които са налични с количество 0, автоматично се копира и папката, от която е започнал процесът. **Ключовото е, че новият документ** трябва да е в същата папка. С това започва проверка на получените бройки и тяхното нанасяне. \\ |
| |
| Накрая – когато се приключи документа се балансира (ако са равни), има възможност в баланси да се видят останалите документи, които участват в баланса, като лесно с един клик те могат да се видят. \\ | Накрая – когато се приключи документът, балансът се балансира (ако са равни). В баланса има възможност да се видят и останалите документи, които участват в него. \\ |
| |
| Когато става въпрос за получаване на стока например, приемането може да става, по което количество се избере, но разликата накрая се балансира по **Количество 1**. Текстът на реда, в който има разлика се оцветява в червено. \\ | Когато става въпрос за получаване на стока например, приемането може да се извърши по кое да е количество (Кол.1-4), но наа финала разликата се балансира по **Количество 1**. Текстът на реда, в който има разлика се оцветява в червено. \\ |
| |
| В колона "Очаквано количество" има и **разлики между получено и изпратено**. </box> | В колона "Очаквано количество" има и **разлики между получено и изпратено**. </box> |
| |
| <box round green|**Пример:**> Може да се каже в коя папка и в кой баланс, а благодарение на това, че папките са йерархично, всички местения могат да са в някаква папка. </box> | /* <box round green|**Пример:**> Може да се каже в коя папка и в кой баланс, а благодарение на това, че папките са йерархично, всички местения могат да са в някаква папка. </box> |
| |
| <box round green|**Пример:**>Генерално на папката й трябва, например при Местене от - към, но ако е фактура ще e необходима и информация примерно, че това е на фирма Б от май месец. Трябва **папката да се идентифицира** по някакъв начин. | <box round green|**Пример:**>Генерално на папката й трябва, например при Местене от - към, но ако е фактура ще e необходима и информация примерно, че това е на фирма Б от май месец. Трябва **папката да се идентифицира** по някакъв начин. */ |
| |
| В дефиницията на папката, вътре има поле за номера на водещия документ, защото всъщност информацията от хедъра на водещия документ, знаейки кой е водещият документ в произволна справка има възможност да се покаже, която и да е информация от хедъра на водещия документ. \\ | В дефиницията на папката има поле за номер на водещия документ, защото /* всъщност информацията от заглавната част на водещия документ,*/ знаейки кой е водещият документ в произволна справка има възможност да се покаже, която и да е информация от заглавната част на водещия документ. \\ |
| Скриптът, който създава първата папка, освен че създава папката, закача изпращането, казва и че самото изпращане е и водещият документ. Това е важно, защото след това справката тръгва от папките и дава в коя папка има проблем. | Скриптът, който създава първата папка, слага в нея изпращането и го определя като водещ документ. Това е важно, защото справката тръгва от папките и показва в коя папка има проблем. |
| |
| Когато се знае кой е **водещият документ**, може да се извади информация от рода на кой е Източник, кой е Получател, какво е станало, да идентифицираме коя е папката. Когато се знае от самия баланс, например когато е стоков баланс, кой артикул не е наред (защото артикулът е стоков), защото балансът е стоков – артикул по артикул, в състояние сме да се каже изпратени, получени и разликата. \\ | Когато се знае кой е **водещият документ**, може да се извади информация кой е Източник, кой е Получател, какво е станало и да идентифицираме коя е папката. Когато от самия баланс е ясно (например когато е стоков) при кой артикул има проблем, може да се анализира колко са изпратените, получените и каква е разликата. \\ |
| |
| В справката за баланса може да се види информация по кое местене, по коя папка, в кой артикул, заради кой документ какво е количеството. </box> | В балансовата справка може да се види информация по кое местене, по коя папка, за кой артикул, заради кой документ, какво е количеството. </box> |
| |
| {{:documenti:количества_за_чия_сметка.jpg?500|}} | {{:documenti:количества_за_чия_сметка.jpg?500|}} |
| |
| **В посочения пример** е направена и допълнителна автоматизация в справката на баланса (в таб Главен източник - списък с разлики, банд Количества) за попълване за чия сметка са получените разлики с възможност за писане в колоните **За източник** и **За получател**. От тази справка с втори скрипт може да се пусне да се създават местенията, т.е. да се правят документите. | **В посочения пример** има и допълнителна автоматизация в балансовата справка (в таб Главен източник - списък с разлики, банд Количества) за попълване на информация за чия сметка са получените разлики с възможност за писане в колоните **За източник** и **За получател**. От тази справка с втори скрипт може да се пусне да се създават местенията, т.е. да се генерират документи. |
| |
| Когато позиционирате курсора на даден ред в баланса, в таб **Детайли, свързани с избрания ред от главен източник на данни** може да се отиде и да се види точно по кои документи е станало маркираното действие. \\ | Когато позиционирате курсора на даден ред в баланса, в таб **Детайли, свързани с избрания ред от главен източник на данни** можете да видите точно кои документи участват в маркираното действие. \\ |
| |
| В изглед по документи (папки), се разглежда информацията по папки. Генерално една папка е един процес, с което има определен брой местения (от примера), които не са наред. | В изглед по документи (папки), се разглежда информацията по папки. Генерално една папка е един процес, с което има определен брой местения (от примера), при които има проблем. |
| |
| <box round red|**Важно:**> Невъзможно е повторното отваряне на текущия документ в баланс. </box> | <box round red|**Важно:**> Невъзможно е повторното отваряне на текущия документ в баланс. </box> |
| __Цел__ | __Цел__ |
| |
| Има случаи, в които е важно да се прави стойностен баланс между Търговски документ и финансовият документ от плащане закачено към него. \\ | Има случаи, в които е необходимо да се направи стойностен баланс между Търговски и Финансов документ от плащане закачено към него. \\ |
| В други случаи може да правим баланс между два финансови документа, например между "Непотвърдено плащане с карта" и "Потвърждаване на плащане с карта". \\ | В други случаи балансът може да е между два финансови документа, например между "Непотвърдено плащане с карта" и "Потвърждаване на плащане с карта". \\ |
| |
| Целта е да може всички пряко свързани документи, които участват в един и същи баланс да се добавят в една и съща подпапка, като за пряка връзка се брои не само дали са в обща подпапка на зададената в баланса, но и дали имат референтна връзка помежду си, например както са Финансовите документи за плащане по даден Търговски документ. \\ | Целта е да може всички пряко свързани документи, които участват в един и същи баланс да се добавят в една и съща подпапка. Под пряка връзка се разбира не само дали са в обща подпапка на зададената в баланса, но и дали имат референтна връзка помежду си. Например както са Финансовите документи за плащане по даден Търговски документ. \\ |
| |
| Когато се приключва финансов документ, при проверката дали да се добави в някаква папка, трябва да се гледа и дали този документ е свързан с друг Търговски или Финансов документ в общ баланс (по логиката на връзка между Търговски и Финансов документ за плащане по него). \\ | Когато се приключва финансов документ, при проверката дали да се добави в някаква папка, трябва да се гледа и дали този документ е свързан с друг Търговски или Финансов документ в общ баланс (по логиката на връзка между Търговски и Финансов документ за плащане по него). \\ |
| __Решение__ | __Решение__ |
| |
| Освен проверка дали документа (без значение дали финансов или търговски) вече се намира в търсената от баланса подпапка се проверява и дали този документ има пряка връзка с друг Финансов или Търговски документ. \\ | Освен проверка дали документът (без значение дали финансов или търговски) вече се намира в търсената от баланса подпапка се проверява и дали този документ има пряка връзка с друг Финансов или Търговски документ. \\ |
| |
| Неприключените документи, които са в започнат процес/обработка могат да се видят лесно и по този начин се избягва случайно започване на повторна или паралелна обработка на такива документи. \\ | Неприключените документи, които са в започнат процес/обработка могат да се видят лесно и по този начин се избягва случайно започване на повторна или паралелна обработка на такива документи. \\ |
| |
| В балансите са видими всички документи (неприключени) от съответния тип (описан в баланса), които са в съответната папка и се показват заедно с останалите документи от същия тип. \\ | В балансите са видими всички документи (неприключени) от съответния тип (описан в баланса), които са в съответната папка. Те се показват заедно с останалите документи от същия тип. \\ |
| | |
| | Неприключените документи са показани с различен фон и не влияят на сумите по баланса, виждат се само стойностите им. \\ |
| | |
| | Ако има неприключени документи, които са извън папки - те не се обработват. \\ |
| | |
| | /* Ако един документ е в два баланса - преди корекцията е влияел само на единият от двата баланса, след корекцията влияе и на двата. (Промяната в процедурата за изчисление на баланс е от релийз 2014.09)., */ |
| | |
| | Ако един документ е в два баланса, то той влияе и на двата. |
| |
| Неприключените документи са показани с различен фон и не влияят на сумите по баланса, а само се виждат стойностите им. \\ | |
| |
| Ако има неприключени документи, които са извън папки - те не се обработват. | Допълнителна информация: [[nomenklaturi:drugi:balansi|Количествен баланс]], [[nomenklaturi:drugi:balansi_finansovi|Стойностен баланс]], [[spravki_new:papki|Папки]] |
